Zacznijmy od wytłumaczenia w prostych słowach oraz w dużym uproszczeniu, czym jest biuro tradycyjne, a czym biuro serwisowane?
Otóż biuro w formule tradycyjnej, to przestrzeń biurowa, której cała powierzchnia jest najmowana przez firmę/organizację do wyłącznego użytku – łącznie z kuchnią, salami konferencyjnymi czy toaletami. Biuro serwisowane natomiast, to powierzchnia biurowa, której tylko wybrane części są wykorzystywane na wyłączność przez konkretnego najemcę, a wspomniane powierzchnie typu kuchnia czy sale konferencyjne, są współdzielone z innymi najemcami.
Od kilku lub nawet kilkunastu lat coraz większą popularnością cieszą się biura na wynajem w formule serwisowanej. Szczególnie trend ten nasilił się w ostatnim czasie, a pandemia koronawirusa tylko go spotęgowała. Oczywiście jest wiele odstępstw od tej zależności, jednak nie będę się na nich teraz koncentrował. Przejdźmy do różnic pomiędzy biurem tradycyjnym, a tymczasowym.
Czym więc różni się wynajem biura tradycyjnego od serwisowanego?
Poniżej przedstawię najważniejsze moim zdaniem aspekty różnicujące te dwa podejścia do wynajmowania przez firmy czy organizacje powierzchni biurowej.
1. Elastyczność związana z okresem najmu biura
Umowy najmu powierzchni biurowej w biurach serwisowanych podpisywane są zazwyczaj na krótsze okresy, natomiast biuro tradycyjne wynajmuje się zazwyczaj na czas oznaczony – przy dzisiejszym rynku uznajmy 3 lata jako minimalny okres najmu.
2. Elastyczność związana z możliwością zmiany liczby stanowisk pracy
Przy najmie powierzchni biurowej w formule serwisowanej, można dość elastycznie kształtować ilość najmowanych stanowisk pracy – głównie ze względu na krótkie okresy najmu. Jeśli w danym biurze serwisowanym nie ma już wolnych miejsc do pracy, zazwyczaj istnieje możliwość przeniesienia się do innego centrum tego samego operatora. W biurze tradycyjnym natomiast, najmuje się konkretną powierzchnię na dłuższy okres i wykończona jest ona pod konkretne potrzeby danego najemcy. Bardzo rzadko zdarza się możliwość ekspansji na sąsiadujące powierzchnie, które zazwyczaj są już zajęte.
3. Kwestia wyposażenia wynajmowanego biura
Biura serwisowane co do zasady są powierzchniami w pełni wyposażonymi. Należy pamiętać, że wynajmujący taką przestrzeń zapewnia nie tylko biurka i krzesła, ale także dostęp do drukarek, sal konferencyjnych oraz w pełni wyposażonej kuchni.
4. Sposób rozliczenia czynszu i innych opłat
Opłaty związane z najmem biura tradycyjnego są zazwyczaj złożone z wielu elementów, a dopiero ich suma stanowi całkowity koszt najmu (są to m. in.: czynsz za wynajem powierzchni biurowej, czynsz za powierzchnie wspólne, opłaty eksploatacyjne, opłaty licznikowe, Internet). W rozliczeniu najmu biura serwisowanego mamy natomiast do czynienia zazwyczaj z jedną miesięczną opłatą, która zawiera już wszystkie elementy składowe.
5. Usługi zawarte w cenie najmu biura
Przy najmie tradycyjnym po stronie najemcy leży szereg zadań związanych z funkcjonowaniem firmy czy organizacji na danej powierzchni biurowej, m. in.: obsługa recepcyjna, serwis sprzątający, obsługa poczty przychodzącej itp. W ogólnym założeniu natomiast, w biurze serwisowanym, wszystkie wymienione wyżej czynności są zapewnione i wliczone w cenę najmu.
Co wybrać, biuro serwisowane czy tradycyjne? Podsumowanie
Podsumowując powyższe, chciałbym zaznaczyć, że absolutnie nie opowiadam się za żadną z przedstawionych w artykule formuł najmu powierzchni biurowej. Każda z nich ma swoje plusy i minusy, a wszystkie pięć wyżej wymienionych różnic (cech charakterystycznych) może być zarówno wadą, jak i zaletą – wszystko zależy od specyfiki firmy czy organizacji.
Jeśli poszukujesz powierzchni biurowej i zastanawiasz się jakie biuro wybrać, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy przeanalizować Twoje potrzeby biurowe, przedstawimy wszystkie dostępne na rynku opcje oraz przeprowadzimy Cię przez cały proces najmu.
Zadzwoń: 22 164 78 28 lub napisz kontakt@vertigoproperty.pl