Wirtualne biura na dobre zagościły na rynku biznesowych nieruchomości. Cenią je sobie ci, którzy prowadzą różnego rodzaju działalności i od czasu do czasu potrzebują przyjść do swojej siedziby. Jakie korzyści płyną z posiadania własnego wirtualnego adresu?

 

Czym jest wirtualne biuro

Wirtualne biuro (z języka angielskiegovirtual office) to rodzaj wynajmu przestrzeni biurowej. Ponieważ każde przedsiębiorstwo musi posiadać własny adres, jednym z nadrzędnych zadańvirtual officejest współdzielenie faktycznego adresu. Dzięki tego typu biurom, firmy często otrzymują adres w bardzo prestiżowej lokalizacji.

Wirtualne biura to oczywiście nie tylko adres, choć niekiedy możemy spotkać się z sytuacją, że na małej przestrzeni zarejestrowana jest duża liczba firm. W każdym razie firma wykupująca dostęp do tej usługi otrzymuje oprócz dobrej lokalizacji także możliwość odbierania poczty, dostęp do usług księgowych, czy również może wynajmować sale na chociażby zebrania wewnętrzne czy spotkania z klientami. 

 

Dla kogo przeznaczone są wirtualne biura

Jak już wspomnieliśmy, najważniejszym atutem e-biura jest wirtualny adres, pod którym musi zarejestrować się dana firma. Tak więc wirtualne biura dedykowane są wszystkim tym, którzy potrzebują takiego rozwiązania. Ponadto wirtualne lokale sprawdzą się w przypadku tych przedsiębiorców, którzy nie pracują przez 5 dni w tygodniu z biura. Wiele zależy tutaj od charakteru prowadzonej działalności.

Wśród nabywców usług biur wirtualnych znajdziemy m.in. wolnych strzelców, właścicieli start-upów, osoby rozkręcające własny biznes, małe oraz średnie przedsiębiorstwa, internetowe sklepy czy agencje marketingowe. Ta lista nie jest zamknięta, gdyż spektrum klientów e-biur jest naprawdę szerokie. Zazwyczaj są to firmy, które świadczą swoje usługi za pośrednictwem internetu.

 

Czy e-biuro jest legalne

Co jakiś czas pojawiają się wątpliwości dotyczące zgodności z prawem tego rozwiązania. Należy pamiętać, że jest to usługa świadczona jak wszystkie inne. Jedna firma posiada lokale biurowe na wynajem w Warszawie. Jeśli na tym etapie wszystko przebiega zgodnie z literą prawa, nie powinniśmy się niepokoić o legalność e-biura. Przed wynajęciem wirtualnego biura warto jednak sprawdzić opinie o firmie, która świadczy wynajem wirtualnego adresu. Dobrze jest sięgać po oferty zwłaszcza dużych i doświadczonych przedstawicieli.

 

Wady i zalety posiadania wirtualnego adresu

Wirtualne biura posiadają wiele zalet, co potwierdza duże zainteresowanie ich wynajmem, jednak istnieje też kilka wad. Z jednej strony bardzo atrakcyjne wydają się koszty wynajmu wirtualnego biura. Płacimy tutaj za konkretny czas korzystania z e-biura i za konkretny pakiet usług. Musimy jednak pamiętać, że rozszerzenie takiego pakietu z dnia na dzień może być niemożliwe. W sytuacji, w której musimy odbyć danego dnia więcej niż planowano spotkań z kontrahentami, może się okazać, że nie będziemy mogli przedłużyć czasu korzystania z biura, ponieważ inne firmy również mają zaplanowane spotkania, a obłożenie biura jest pełne.

Wirtualne biura mogą okazać się zatem mało elastyczne. Problematyczną może okazać się także sytuacja, gdy klient niespodziewanie przesunie spotkanie na godzinę, w której nie mamy już dostępu do biura. Ponadto nie skorzystamy z wirtualnego biura w nocy czy w późnych godzinach popołudniowych. E-biura pracują od godziny do godziny, wyznaczając bardzo sztywne ramy czasowe.

Mimo tego e-biura zapewniają szereg atrakcyjnych korzyści. Poza atrakcyjnym adresem, otrzymamy także dostęp do w pełni wyposażonego biura z pełnym umeblowaniem oraz niezbędnymi akcesoriami. Wirtualne biura posiadają wysokiej klasy obsługę, a część z nich zapewnia także obsługę księgową. Wschodzące biznesy mogą także cieszyć się promocją w prestiżowej lokalizacji. Właściciele wirtualnych biur często umieszczają logo firm, z którymi współpracują w przeznaczonych do tego miejscach oraz na swoich stronach internetowych. Dzięki temu firma zyskuje jeszcze większy prestiż.