Biuro wirtualne – na czym polega wynajem adresu?

Wirtualne biuro – czym tak naprawdę jest?

Wirtualne biuro (z języka angielskiego virtual office) to rodzaj wynajmu przestrzeni biurowej

Ponieważ każde przedsiębiorstwo musi posiadać własny adres, jednym z nadrzędnych zadań virtual office  jest współdzielenie faktycznego adresu. Dzięki tego typu biurom, firmy często otrzymują adres w bardzo prestiżowej lokalizacji.

Wirtualne biura to oczywiście nie tylko adres, choć niekiedy możemy spotkać się z sytuacją, że na małej przestrzeni zarejestrowana jest duża liczba firm. W każdym razie firma wykupująca dostęp do tej usługi otrzymuje oprócz dobrej lokalizacji także możliwość odbierania poczty, dostęp do usług księgowych, czy również może wynajmować sale na zebrania, szkolenia wewnętrzne czy spotkania z klientami. 

Idea wirtualnego biura znana jest od niedawna. Dedykowana raczej początkującym przedsiębiorcom oraz freelancerom. Rozwiązanie to umożliwia korzystanie z funkcjonalności biura bez konieczności fizycznego posiadania przestrzeni biurowej. Przede wszystkim taka forma działania polega na udostępnieniu wirtualnego adresu. Dzięki temu możemy kierować np. służbową korespondencję na inny adres niż np. nasz domowy. Jednak to nie wszystkie zalety wirtualnego biura.

U podstaw idei wirtualnego biura stoi oszczędność czasu i pieniędzy. Początkujący przedsiębiorcy nie muszą poszukiwać tradycyjnego biura, jeśli nie mają na nie środków. Mogą natomiast korzystać z udostępnianych im rozwiązań, jak administracja, dostęp do sal konferencyjnych, wirtualny adres do korespondencji czy adres przedsiębiorstwa w rozpoznawalnym przez wszystkich miejscu.

Jak działa biuro wirtualne i jak je założyć?

Wirtualne biuro daje firmom oraz pojedynczym przedsiębiorstwom szansę na korzystanie z biurowych udogodnień bez konieczności wynajmowania czy kupowania faktycznej przestrzeni do pracy. Dzięki wirtualnemu adresowi firmy mogą rejestrować swoją działalność gospodarczą. Z wirtualnych adresów mogą korzystać także różnego rodzaju stowarzyszenia oraz fundacje.

A więc chcemy założyć własną e-przestrzeń biurową. Od czego zacząć? Na początku warto rozeznać się w ofertach wirtualnych biur działających w naszym mieście. Przejrzyjmy dostępne lokalizacje, jak również cennik świadczenia usługi wirtualnego biura. Sprawdźmy również, czy zakres działania virtual office pokrywa się z naszymi oczekiwaniami: czy prowadzi obsługę księgowości, posiada własną salę konferencyjną czy udostępnia prestiżowy adres w ogólnie rozpoznawalnej lokalizacji. Warto zwrócić również uwagę na  dodatkowe usługi jak np. profesjonalną obsługę spotkań czy możliwość regularnego odbioru korespondencji. Należy też sprawdzić, czy dane wirtualne biuro jest legalne i czy posiada prawo własności. 

Kto powinien pokusić się o wirtualne biuro?

Kiedy skorzystać z usługi polegającej na pełnym outsourcingu obsługi biurowej? Warto pokusić się o wirtualną siedzibę firmy zwłaszcza wtedy, gdy do tej pory nie uruchomiliśmy własnego office’u ani też nie planujemy w bliskiej przyszłości zakupu bądź wynajmu własnego stacjonarnego biura. Adres wirtualny to dobra propozycja dla freelancerów, osób pracujących zdalnie, jak również początkujących przedsiębiorców, którzy rozkręcają biznes online. Z biur wirtualnych mogą korzystać także pracownicy terenowi czy obcokrajowcy, dla których zarejestrowanie firmy w Polsce może stanowić pewien problem. To także dobra propozycja dla tych, którym z jakichś powodów nie przypadły do gustu biura coworkingowe.

Dla kogo przeznaczony jest e-adres?

Jak już wspomnieliśmy, najważniejszym atutem e-biura jest wirtualny adres, pod którym musi zarejestrować się dana firma. Tak więc wirtualne biura dedykowane są wszystkim tym, którzy potrzebują takiego rozwiązania. Ponadto wirtualne lokale sprawdzą się w przypadku tych przedsiębiorców, którzy nie pracują przez 5 dni w tygodniu z biura. Wiele zależy tutaj od charakteru prowadzonej działalności.

Wśród nabywców usług biur wirtualnych znajdziemy m.in. wolnych strzelców, właścicieli start-upów, osoby rozkręcające własny biznes, małe oraz średnie przedsiębiorstwa, internetowe sklepy czy agencje marketingowe. Ta lista nie jest zamknięta, gdyż spektrum klientów e-biur jest naprawdę szerokie. Zazwyczaj są to firmy, które świadczą swoje usługi za pośrednictwem internetu.

Ile kosztuje wirtualne biuro i co jeszcze warto wiedzieć?

Warto pamiętać, że decydując się na wirtualne biuro, wybieramy prestiż w stosunkowo niskiej cenie. Koszty wynajęcia wirtualnego adresu okażą się niższe m.in. dlatego, iż nie będziemy przebywać w biurze w znaczącym wymiarze godzin, a tym samym nie będziemy nadmiernie obciążać jego infrastruktury. O jednolitej cenie wynajmu biur wirtualnych możemy jednak zapomnieć. Podobnie jak w każdej innej branży, również tutaj ceny mogą się znacznie różnić. Wiele zależy m.in. od lokalizacji (droższe okażą się zapewne duże miasta – zwłaszcza centrum Warszawy), jak również od pakietu usług, na który się zdecydujemy. Ceny zaczynają się już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Czy e-biuro jest legalne?

Co jakiś czas pojawiają się wątpliwości dotyczące zgodności z prawem tego rozwiązania. Należy pamiętać, że jest to usługa świadczona jak wszystkie inne. Jedna firma posiada lokale biurowe na wynajem w Warszawie. Jeśli na tym etapie wszystko przebiega zgodnie z literą prawa, nie powinniśmy się niepokoić o legalność e-biura. Przed wynajęciem wirtualnego biura warto jednak sprawdzić opinie o firmie, która świadczy wynajem wirtualnego adresu. Dobrze jest sięgać po oferty zwłaszcza dużych i doświadczonych przedstawicieli.

Wady i zalety posiadania wirtualnego adresu

Wirtualne biura posiadają wiele zalet, co potwierdza duże zainteresowanie ich wynajmem, jednak istnieje też kilka wad. Z jednej strony bardzo atrakcyjne wydają się koszty wynajmu wirtualnego biura. Płacimy tutaj za konkretny czas korzystania z e-biura i za konkretny pakiet usług. Musimy jednak pamiętać, że rozszerzenie takiego pakietu z dnia na dzień może być niemożliwe. W sytuacji, w której musimy odbyć danego dnia więcej niż planowano spotkań z kontrahentami, może się okazać, że nie będziemy mogli przedłużyć czasu korzystania z biura, ponieważ inne firmy również mają zaplanowane spotkania, a obłożenie biura jest pełne.

Wirtualne biura mogą okazać się zatem mało elastyczne. Problematyczną może okazać się także sytuacja, gdy klient niespodziewanie przesunie spotkanie na godzinę, w której nie mamy już dostępu do biura. Ponadto nie skorzystamy z wirtualnego biura w nocy czy w późnych godzinach popołudniowych. E-biura pracują od godziny do godziny, wyznaczając bardzo sztywne ramy czasowe.

Mimo tego e-biura zapewniają szereg atrakcyjnych korzyści. Poza atrakcyjnym adresem, otrzymamy także dostęp do wyposażonego biura z pełnym, inteligentnym umeblowaniem oraz niezbędnymi akcesoriami. Wirtualne biura posiadają wysokiej klasy obsługę, a część z nich zapewnia także obsługę księgową. Wschodzące biznesy mogą także cieszyć się promocją w prestiżowej lokalizacji. Właściciele wirtualnych biur często umieszczają logo firm, z którymi współpracują w przeznaczonych do tego miejscach oraz na swoich stronach internetowych. Dzięki temu firma zyskuje jeszcze większy prestiż.

Sprawdź aktualne oferty najmu lokali oraz skontaktuj z naszą agencją nieruchomości komercyjnych:

Tel. +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl