Optymalizacja powierzchni biurowej stała się co raz częściej spotykanym terminem podczas procesu najmu jak i projektowania biura. Zabieg ten ma na celu jak najefektywniejsze wykorzystanie powierzchni biura, za którą najemca płaci czynsz, a co za tym idzie ocena czy zakładana ilość metrów kwadratowych jest odpowiednia dla najmującego biuro. Zły dobór metrażu powierzchni najmowanego biura nie jest korzystny. Zbyt mała powierzchnia prowadzi przede wszystkim do mniejszego komfortu pracy i spadku efektywności pracowników biurowych. Zbyt duża natomiast – do niewykorzystania pełnego potencjału przestrzeni i niepotrzebnego nadwyrężania budżetu. Poniżej postaram się przybliżyć zabiegi stosowane w procesie optymalizacji powierzchni biurowej oraz opiszę jak mogą one wpływać na firmowy budżet, przestrzeń pracy i zadowolenie czy produktywność pracowników.

Faktyczne potrzeby związane z powierzchnią biurową

Każda firma funkcjonuje inaczej i właśnie to indywidualne podejście do zmiany jest kluczowe. Projektowanie nowoczesnych biur zaczyna się od konsultacji z pracownikami oraz oceny ich potrzeb związanych z biurem, np. na podstawie ankiet. Ich wynik zestawić należy z obserwacją procesów biznesowych firmy czy też kultury pracy co przekłada się na zdefiniowanie rzeczywistych potrzeb związanych z powierzchnią biurową.

Analiza wykorzystania miejsca pracy w biurze

Kolejnym etapem jest analiza wykorzystania miejsca pracy oraz stworzenie jego strategii. Różne źródła podają, iż statystycznie wykorzystuje się jedynie 70-80% zaprojektowanych miejsc pracy w biurze.. Statystyka ta przekłada się na obłożenie sal konferencyjnych, z których pojedynczy pracownik biurowy nie korzysta tak często jak ze „swojego biurka”. Dane te mogą różnić się w zależności od prowadzonej działalności, lecz we wszystkich przypadkach przekłada się to na dosyć dużą, niewykorzystaną przestrzeń biurową, której teoretycznie mogłoby nie być.

Realna ocena naszych potrzeb związanych z biurem

Kiedy posiadamy już dane odnośnie specyficznych potrzeb biurowych poszczególnych zespołów, dominujących obszarach trybu pracy oraz ustaloną strategię przyszłego środowiska możemy ocenić jakiej wielkości powierzchni potrzebujemy. Sale spotkań mogą zamienić się w pomieszczenia cichej pracy, open space w strefę czill, a gabinety i biurka dedykowane w tzw. hot deski. Odejście od klasycznego modelu biura i posiadania „własnego” biurka może jednak okazać się problematyczne. Tutaj zmiana nie powinna odbyć się tylko jako fizyczna rearanżacja. Odpowiednio przygotowana i komunikowana pracownikom transformacja kultury pracy biura jest w tym przypadku równie ważna.

Optymalizacja powierzchni biurowejoraz przekształcenie trybu pracy potrzebują również rzetelnie przygotowanych planów zarządzania zmianą oraz ich skrupulatnej realizacji. Dobrze przeprowadzony proces optymalizacji biura może pozytywnie wpłynąć nie tylko na efektywność pracy, ale i budżet przeznaczony na cele administracyjne, a tego typu zabiegi w obecnych czasach stają się nowym standardem.

Artykuł został napisany przez Łukasza Gregorczuka specjalizującego się w doradztwie oraz pośrednictwie w zakresie . W razie jakichkolwiek pytań związanych z tą tematyką, a w szczególności jeśli poszukują Państwo biura do wynajęcia, zapraszamy do kontaktu:

Łukasz Gregorczuk, kom. 695-554-422, e-mail: lukasz.gregorczuk@vertigoproperty.pl