Na czym polega optymalizacja przestrzeni biurowej?

Termin spotykany co raz częściej podczas procesu najmu jak i projektowania biura. Zabieg ten ma na celu jak najefektywniejsze wykorzystanie powierzchni biura, za którą najemca płaci czynsz, a co za tym idzie ocena czy zakładana ilość metrów kwadratowych jest odpowiednia dla najmującego biuro. Poniżej postaram się przybliżyć zabiegi stosowane w procesie optymalizacji powierzchni biurowej oraz opiszę jak mogą one wpływać na firmowy budżet, przestrzeń pracy i zadowolenie czy produktywność pracowników.

Zarządzanie przestrzenią biurową – faktyczne potrzeby

Każda firma funkcjonuje inaczej i właśnie to indywidualne podejście do zmiany jest kluczowe. Projektowanie nowoczesnych biur do wynajęcia w Warszawie zaczyna się od konsultacji z pracownikami oraz oceny ich potrzeb związanych z biurem, np. na podstawie ankiet. Ich wynik zestawić należy z obserwacją procesów biznesowych firmy czy też kultury pracy co przekłada się na zdefiniowanie rzeczywistych potrzeb związanych z powierzchnią biurową.

Analiza wykorzystania miejsca pracy w biurze

Kolejnym etapem jest analiza wykorzystania miejsca pracy oraz stworzenie jego strategii. Różne źródła podają, iż statystycznie wykorzystuje się jedynie 70-80% zaprojektowanych miejsc pracy w biurze.. Statystyka ta przekłada się na obłożenie sal konferencyjnych, z których pojedynczy pracownik biurowy nie korzysta tak często jak ze „swojego biurka”. Dane te mogą różnić się w zależności od prowadzonej działalności, lecz we wszystkich przypadkach przekłada się to na dosyć dużą, niewykorzystaną przestrzeń biurową, której teoretycznie mogłoby nie być.

Realna ocena naszych potrzeb związanych z biurem

Kiedy posiadamy już dane odnośnie specyficznych potrzeb biurowych poszczególnych zespołów, dominujących obszarach trybu pracy oraz ustaloną strategię przyszłego środowiska możemy ocenić jakiej wielkości powierzchni potrzebujemy. Sale spotkań mogą zamienić się w pomieszczenia cichej pracy, open space w strefę chill, a gabinety i biurka dedykowane w tzw. biura na wynajem typu hot desk. Odejście od klasycznego modelu biura i posiadania „własnego” biurka może jednak okazać się problematyczne. Tutaj zmiana nie powinna odbyć się tylko jako fizyczna rearanżacja. Odpowiednio przygotowana i komunikowana pracownikom transformacja kultury pracy biura jest w tym przypadku równie ważna.

Optymalizacja powierzchni biurowej oraz przekształcenie trybu pracy potrzebują również rzetelnie przygotowanych planów zarządzania zmianą oraz ich skrupulatnej realizacji. Dobrze przeprowadzony proces optymalizacji biura może pozytywnie wpłynąć nie tylko na efektywność pracy, ale i budżet przeznaczony na cele administracyjne, a tego typu zabiegi w obecnych czasach stają się nowym standardem.

Artykuł został napisany przez Łukasza Gregorczuka specjalizującego się w doradztwie oraz pośrednictwie w zakresie najmu i wynajmu powierzchni biurowej. W razie jakichkolwiek pytań związanych z tą tematyką, a w szczególności jeśli poszukują Państwo biura do wynajęcia, zapraszamy do kontaktu:


W Vertigo Property Group kompleksowo pomagamy wynajmującym oraz najemcom na każdym etapie procesu najmu powierzchni biurowej. Zadzwoń już teraz:

Tel: +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl