Najmując nową powierzchnię biurową lub renegocjując umowę najmu w dotychczasowej lokalizacji biurowej, ważnym aspektem negocjacji, z punktu widzenia najemcy, jest ustalenie zakresu prac adaptacyjnych lub remontowych, które muszą zostać wykonane na powierzchni biura oraz zasad ich rozliczenia. Ustalenia te mają istotne znaczenie nie tylko w odniesieniu do oceny ekonomicznej zawartej umowy najmu powierzchni biurowej, ale również dla zapewnienia terminowego wydania wynajmowanego biura i rozpoczęcia prowadzenia w nim przez przedsiębiorstwo działalności.

„Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego wynajmujący powinien wydać najemcy przedmiot najmu w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać go w takim stanie przez cały czas trwania najmu”1, jednak na rynku nieruchomości biurowych, w trakcie trwania negocjacji dotyczących wynajmu biura, dokonuje się szeregu bardziej szczegółowych ustaleń z tym związanych. Umowa najmu nieruchomości biurowej najczęściej zostaje zawarta, pomimo, że lokal biurowy nie został jeszcze oddany do użytku. Taka umowa jest zawarta z warunkiem zawieszającym, co oznacza, że staje się wiążąca dopiero w momencie oddania powierzchni biurowej do użytku.

W trakcie negocjacji zapisów dotyczących zakresu prac adaptacyjnych na powierzchni biurowej, po pierwsze konieczne jest ustalenie, która ze stron stosunku najmu i w jakim zakresie pokryje koszty związane z dostosowaniem wynajętego biura do konkretnych wymagań najemcy. W obecnej sytuacji rynkowej standardem jest, że nakłady na wykończenie powierzchni biurowej, a przynajmniej ich większość, pokrywa wynajmujący, czyli właściciel biurowca. Podczas procesu negocjacji umowy najmu biura, wynajmujący zazwyczaj określa całkowitą kwotę jaką przeznacza na pokrycie kosztów prac adaptacyjnych lub deklaruje konkretną kwotę na 1 m2 wynajmowanego biura. Po drugie należy doprecyzować mechanizm rozliczenia prac adaptacyjnych związanych z wynajmowanym biurem. Jeśli wynajmujący lokal biurowy dokonuje aranżacji i po jego stronie leżą wszystkie koszty z tym związane, najemca dokonuje po prostu odbioru gotowej powierzchni biurowej w wyznaczonym dniu. Jeśli jednak najemca pokrywa część wspomnianych kosztów lub sam wykonuje część prac związanych z adaptacją wynajmowanego biura, w umowie muszą znaleźć się precyzyjne zapisy odnośnie sposobu rozliczenia. Po trzecie, w zależności od tego, która ze stron wykonuje aranżację wynajmowanego biura, należy określić sposób odbioru prac oraz daty rozpoczęcia najmu i płatności, biorąc pod uwagę przejęcie powierzchni na potrzeby wykonywania prac. Po czwarte należy doprecyzować zakres odpowiedzialności ponoszonej przez najemcę i wynajmującego w odniesieniu do zakresu prowadzonych prac. Ważnym elementem negocjacji na rynku wynajmu biur jest również ustalenie, co najemca będzie zobowiązany przywrócić po zakończeniu najmu w zakresie wykonanych zmian na powierzchni biurowej oraz jakie elementy najmowanego biura pozostaną jego własnością po zakończeniu najmu.2

W umowie najmu nowego biura powinien zostać wskazany dzień wydania przedmiotu najmu najemcy przez wynajmującego oraz inne informacje, które są istotne z punktu widzenia organizacyjnego. Wydanie przedmiotu najmu powierzchni na rynku nieruchomości biurowych jest czynnością z której należy sporządzić protokół. Protokół zdawczo-odbioryczy jest bardzo istotnym elementem procesu wynajmu biura, gdyż jest dokumentem stwierdzającym w jakim stanie biuro zostało wydane najemcy oraz czy strony wywiązały się z zawartych w umowie ustaleń. Dokument ten zawiera szczegółowy opis lokalu biurowego, jego stanu wykończenia oraz określa powierzchnię biurową, której wielkość, po dokonaniu ostatecznych pomiarów, może się różnić od tej podanej w umowie najmu. W dokumencie tym powinny być odnotowane wszelkie uwagi i zastrzeżenia dotyczące wynajętego lokalu biurowego. Protokół zdawczo-odbiorczy stanowić może dowód w razie ewentualnych sporów najemcy z wynajmującym biuro, które mogą wyniknąć w trakcie trwania stosunku najmu.

1 A. Chmarzyńska, Poradnik dla zarządcy budynku biurowego, Wydawnictwo Poltext, Warszawa 2015, s. 261.
2 S. Afanasjew, Negocjacje zapisów umowy najmu (cz. X), „Real Estate Manager” grudzień 2017- styczeń 2018, Nr 6 (89)