Specyfika najmu lokali biurowych różni się znacząco od najmu innych rodzajów nieruchomości komercyjnych, a także mieszkaniowych. Z uwagi na fakt, że wartość nieruchomości biurowej jest silnie skorelowana z jakością i treścią podpisanych umów najmu, są to kilkudziesięciostronicowe dokumenty, w których bardzo precyzyjnie określone są wszystkie prawa i obowiązki stron umowy najmu powierzchni biurowej.

W toku negocjacji umów najmu powierzchni biurowych, obok zasadniczych i typowych warunków umowy najmu, takich jak wysokość czynszu czy okres najmu, dokonuje się również wielu bardziej szczegółowych ustaleń. Należą do nich między innymi:

  • Zdefiniowanie terminów pojawiających się w umowie najmu powierzchni biurowej,
  • określenie przedmiotu najmu w tym sprecyzowanie poszczególnych powierzchni biurowych oraz ich obmiar,
  • skalkulowanie opłat czynszowych oraz opłat dodatkowych zawartych w umowie najmu wynajmowanego biura,
  • określenie terminów wydania lokalu biurowego oraz rozpoczęcia działalności w wynajmowanym lokalu biurowym,
  • określenie zakresu prac adaptacyjnych dotyczących lokalu biurowego na wynajem oraz sposobu ich rozliczenia,
  • sprecyzowanie rodzaju prowadzonej przez najemcę działalności w wynajętym lokalu biurowym,
  • ustalenie szczegółowych warunków dotyczących eksploatacji nieruchomości biurowej oraz podział obowiązków na wynajmującego i najemcę biura,
  • zabezpieczenie roszczeń stron umowy najmu powierzchni biurowej.

Umowa najmu powierzchni biurowej powinna być analizowana i negocjowana  również w kontekście spójności jej zapisów z planami rozwojowymi najemcy. W związku z tym powinna zawierać elementy, które określają między innymi:

  • możliwość przedłużenia lub skrócenia okresu najmu biura,
  • możliwość najmu dodatkowej powierzchni biurowej w obrębie nieruchomości,
  • możliwość cesji umowy lub podnajmu biura,
  • warunki wypowiedzenia umowy najmu biura i jej zakończenia.

Kolejną cechą charakterystyczną umów najmu powierzchni biurowych jest sposób pomiaru powierzchni użytkowej i wynikającego z niego sposobu kalkulacji czynszu oraz innych opłat związanych z wynajmowanym biurem. W przypadku nieruchomości biurowych korzysta się ze standardów i norm ustalonych przez organizacje zrzeszające podmioty działające na rynku nieruchomości komercyjnych.1 W związku z faktem, że nie ma żadnego narzuconego przepisami prawa sposobu pomiaru powierzchni biurowej, zdarza się, że deweloperzy czy właściciele budynków biurowych opracowują indywidualny sposób pomiaru będący połączeniem kilku norm.

Podstawę kalkulacji czynszu i innych opłat za wynajmowaną powierzchnię biurową nie stanowi jedynie stricte, wyrażona w metrach kwadratowych, powierzchnia używana przez najemcę, tzw. powierzchnia netto, ale powiększana jest ona przez współczynnik powierzchni wspólnych tworząc tzw. powierzchnię brutto, od której naliczane są wszystkie opłaty związane z najmem biura. W zależności od budynku biurowego może on kształtować się na poziomie od kilku do kilkudziesięciu procent.

Cechą charakterystyczną umów najmu powierzchni biurowych jest przygotowywanie ofert dla najemców w zakresie czynszu w taki sposób, że poza czynszem bazowym wyliczanym na metr kwadratowy wynajmujący biuro z reguły oferuje liczbę miesięcy, w których najemca nie będzie płacił czynszu. Miesiące te najczęściej występują na początku okresu najmu, ale mogą pojawiać się w każdym roku najmu w uzgodnionej ilości.

Bardzo istotnym elementem umowy najmu powierzchni biurowej są ustalenia dotyczące przekazania lokalu biurowego oraz zakresu i sposobu rozliczania prac adaptacyjnych. Doświadczenia z funkcjonowania rynku powierzchni biurowych w Polsce pokazują, że aktualnie standardem rynkowym jest pokrywanie przez właściciela nieruchomości kosztów aranżacji powierzchni biurowej dla najemców. Nakłady  wynajmujących na wykończenie powierzchni biura stanowią istotny element w całkowitym koszcie inwestycji, co stanowi jedną z podstawowych przyczyn długoterminowego charakteru umów najmu na rynku biur na wynajem.

Ważnym elementem umów wynajmu biur są zapisy dotyczące zabezpieczenia ich wykonania. Wymóg ustanowienia zabezpieczenia umowy najmu biura jest kluczowy przede wszystkim z punktu widzenia ochrony interesów wynajmującego, który w ten sposób zabezpiecza się przed zaległościami płatniczymi ze strony najemców. Na rynku nieruchomości biurowych jest to niezwykle istotny aspekt umowy najmu, gdyż ustanowienie zabezpieczenia wymagane jest nie tylko przez właściciela budynku biurowego, ale również przez bank, który finansuje inwestycję.

Kolejną cechą charakterystyczną umów najmu powierzchni biurowych są zapisy dotyczące poufności danych. Stanowią one wszelkie informacje, posiadane lub uzyskane przez którąkolwiek ze stron w związku z umową wynajmu biura, dotyczące najemcy, wynajmującego, nieruchomości lub samej treści umowy. W szczególności są to informacje finansowe, prawne, techniczne, organizacyjne, handlowe, administracyjne i marketingowe, o ile nie mogą być pozyskane z publicznie dostępnych źródeł lub nie są informacjami, do udostępnienia których którakolwiek ze stron umowy zostałaby zobowiązana na mocy prawa. Umowa najmu powierzchni biurowej to dokument złożony i trudny do negocjacji. Strony muszą uzgodnić warunki współpracy, które będą dla nich wiążące przez kilka następnych lat.

1 Najczęściej stosowanymi w Polsce normami są: BOMA, Tegova oraz PN ISO 9836:1997.