Ile przestrzeni biurowej potrzebujesz?

Szukasz nowego biura, gdyż dotychczasowa przestrzeń najprawdopodobniej przestała spełniać Twoje oczekiwania? Być może postanowiłeś wraz ze swoim zespołem przenieść się w bardziej dostępne dla Waszych klientów miejsce. A może Wasz team zaczął się rozrastać i za chwilę będziecie potrzebować więcej metrów kwadratowych, by móc się pomieścić? 

Zanim przystąpisz do przeglądania ofert, koniecznie uwzględnij obecny skład Twojego zespołu. Pomyśl też o przyszłych pracownikach, którzy w najbliższych latach przyłączą się do Ciebie. Weź pod uwagę, do czego służyć będzie Wam nowa przestrzeń. Być może brakowało Wam do tej pory kameralnej salki konferencyjnej. A może przydałby się chillout room bądź większa kuchnia? Zakładamy, że nie chcesz zmieniać biura co 2-3 lata, dlatego zapotrzebowanie na przestrzeń planuj z czasowym zapasem.

W jakiej lokalizacji chcesz wynająć lokal biurowy?

Twoi pracownicy oraz klienci wręcz marzą o łatwym i szybkim dojeździe do Twojej firmy. Lokale do wynajęcia w Centrum miasta lub przylegające do śródmieścia dzielnice mogą okazać się właściwym tropem. A może wcale nie przyjmujecie klientów, jesteście paczką dobrych kumpli, która woli działać z dala od miejskiego zgiełku? Dobra lokalizacja nie zawsze oznacza lokal w ścisłym centrum miasta. Zdecydowanie ważniejsza jest bliskość komunikacji miejskiej, parkingów, ścieżek rowerowych oraz całej infrastruktury, która pomaga w dotarciu do miejsca pracy. Chodzi przede wszystkim o to, by było szybko, bez licznych przesiadek i w kojarzonym przez każdego mieszkańca miasta miejscu.

Usytuowanie lokalu biurowego decyduje również o prestiżu, rozpoznawalności oraz wizerunku firmy. Najbardziej renomowane pod tym względem są biura na wynajem w Warszawie Śródmieście-Centrum oraz lokale do wynajęcia na Mokotowie.

Jakiego wyposażenia potrzebujesz w nowym biurze oraz jaki powinien być standard budynku?

Drukarka, xero, niszczarka, ekspres do kawy… wiadomo! Przydałaby się sala konferencyjna, pokój relaksu, duża kuchnia i inne takie. Obecnie nie musisz być wielką korporacją, by korzystać z kreatywnych udogodnień. Spora liczba biur na wynajem w Warszawie współdzieli przestrzenie, które służą twórczej pracy, relaksacji, jak również wzajemnej integracji. 

Następnym i równie ważnym punktem przy wynajmie nowego biura jest określenie oczekiwań w kwestii standardu budynku. O klasie budynku biurowego decydują przede wszystkim: jakość, standard techniczny, proekologiczność, lokalizacja czy różnorodne certyfikaty. W Polsce najbardziej popularnymi systemami certyfikacji są amerykański LEED i brytyjski BREEAM. Jednymi z najlepiej wyposażonych biurowców zaliczamy lokale biurowe do wynajęcia na Woli.

Czy nowe biuro wpisuje się w kulturę Twojej firmy?

Nic tak nie oddaje ducha firmy, jak dobrze zaprojektowane biuro. Przyjrzyj się więc dokładnie designowi nowego lokalu do wynajęcia. A może zamierzasz wcielić w życie własny projekt? Czemu nie! Wynajmowany lokal powinien być dostosowany do konkretnego rodzaju działalności, dlatego możliwość zaaranżowania przestrzeni według indywidualnych potrzeb najemcy jest niezbędnym czynnikiem dla większości przedsiębiorców.

Czy Twoim pracownikom się to podoba i czy łatwo tutaj dotrą?

Twoi pracownicy nie powinni mieć zbyt daleko do pracy. Sprawdź, czy w czasie dłuższej przerwy będa w stanie dotrzeć pieszo do najbliższej restauracji, sklepu spożywczego czy piekarni. Wnętrze biura powinno być przyjazne. Pracownicy powinni czuć, że mają tu dostatecznie dużo przestrzeni. Obecność zieleni również zrobi swoje.

Jaki masz na budżet na wynajem biura w Warszawie?

To sprawa kluczowa! Jeśli jesteś początkującym przedsiębiorcą, prawdopodobnie nie będzie Cię stać na własną nieruchomość w centrum miasta. Nie znaczy to jednak, że musisz rezygnować z atrakcyjnej lokalizacji. Możesz przecież zdecydować się na wynajęcie biura w wybranym przez siebie miejscu i wybranym przedziale cenowym. Weź pod uwagę nie tylko lokalizację, lecz także dostępne w wynajmowanym biurze usługi i wyposażenie.

Przed rozpoczęciem poszukiwań warto określić wysokość czynszu za wynajem lokalu biurowego, którą jest się w stanie zapłacić najemca. Trzeba pamiętać, że kwestie finansowe w kontekście najmu biura nie ograniczają się jedynie do samego czynszu. Wśród dodatkowych opłat znajdują się, m.in. opłaty eksploatacyjne (utrzymywanie powierzchni wspólnych, administracja, ochrona itp.) czy opłaty licznikowe.

Jak powinna wyglądać umowa najmu powierzchni biurowej?

Formalna strona wynajmowanego biura jest kolejnym kluczowym aspektem. Umowa najmu może być zawarta na czas oznaczony lub nieoznaczony oraz powinna być czytelna dla obu stron tak, aby uniknąć ewentualnych sporów oraz konsekwencji prawnych. Wszystko zależy od preferencji i potrzeb stron. Najważniejsze elementy, które powinna zawierać umowa najmu:

  • miejsce i data jej zawarcia,
  • określenie stron umowy (dane osób zawierających umowę),
  • dokładne określenie przedmiotu najmu (opis lokalu, jego adres, stan prawny powierzchnia itp.),
  • wysokość czynszu oraz ewentualnych innych opłat, terminy i sposoby ich płatności,
  • czas trwania umowy,
  • warunki wypowiedzenia umowy,
  • prawa i obowiązki stron umowy,
  • podpisy stron.

W przypadku, w którym umowa nie jest do końca zrozumiała, skorzystaj z pomocy profesjonalnego prawnika, dzięki któremu unikniesz ewentualnych sporów z właścicielem lokalu.

Co będzie wchodziło w skład powierzchni wspólnej? Jakie będą firmy sąsiadujące?

Pojęcie powierzchni wspólnych budynku biurowego obejmuje: recepcję, korytarze, halle windowe, pomieszczenia socjalne i inne przestrzenie, które dostępne są dla wszystkich wynajmujących biura. Współczynnik powierzchni wspólnej jest bardzo ważnym aspektem wynajmu powierzchni lokalu, ponieważ ma wpływ na faktyczny całkowity koszt wynajętej powierzchni. Warto też uwzględnić firmy sąsiedzkie, którymi będziesz się otaczał. Może znaleźć się wśród nich firma konkurencyjna, co znacznie wpłynie na zysk twojej działalności.

Jak przyszłe biuro ma się do perspektywy wzrostu Twojego biznesu?

Zmiany lokalizacji są czaso- i kosztochłonne, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji o wynajmie biura warto sprawdzić, czy interesujące nas miejsce oferuje możliwości powiększenia lokalu w przyszłości i czy wynajmujący przywiązuje wagę do unowocześniania swojej infrastruktury. Ponieważ biuro będzie Ci służyć nie rok i nie dwa, powinieneś wziąć pod uwagę długofalową strategię rozwoju Twojego biznesu. Przed przystąpieniem do przeglądania ofert, zastanów się, jak liczna będzie Twoja ekipa, jak zmieni się kultura Twojej firmy oraz kto będzie odwiedzał Twoje biuro. Dobrą praktyką jest sięganie po ⅕ więcej tego, czego, wydaje Ci się, że potrzebujesz. Nieważne czy jest to biuro coworkingowe do wynajęcia na godziny czy biuro tradycyjne, sprawdź koniecznie, czy jego przestrzeń jest elastyczna i łatwo dostosowuje się do potrzeb dynamicznie rozwijającego się biznesu.

W Vertigo Property Group kompleksowo doradzamy i pomagamy na każdym etapie procesu najmu powierzchni biurowej. Skontaktuj się z nami już teraz!

Tel: +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl