Ubezpieczenie jest istotnym elementem każdej umowy wynajmu biura, które niweluje ryzyko związane z jej zawarciem. Stanowi ono zabezpieczenie dla obydwu stron, najemcy i wynajmującego powierzchnię biurową. W przypadku awarii, wypadku czy innych nieoczekiwanych zdarzeń, ubezpieczenie daje stronom umowy gwarancję i możliwość otrzymania odszkodowania.

W umowie najmu powierzchni biurowej strony zazwyczaj zobowiązują się do ubezpieczenia odnoszącego się do dwóch podstawowych elementów: majątku oraz odpowiedzialności cywilnej. Standardem na rynku nieruchomości komercyjnych, w tym biurowych, jest, że od najemcy wymaga się zazwyczaj posiadania wspomnianych dwóch rodzajów ubezpieczeń. Podczas negocjacji umowy najmu biura, ważne jest ustalenie kto ubezpiecza, co pokrywa ubezpieczenie, kto z nie płaci oraz jakie będą skutki jego braku. Niezmiernie ważne jest również, aby okres ochrony objęty ubezpieczeniem, rozpoczynał się nie później niż w dacie przekazania lokalu i obowiązywał przez cały okres trwania najmu powierzchni biurowej.

Rozpatrując kwestię ryzyka najemcy biura związanego z umową najmu, ubezpieczenie wydaje się być szczególnie istotnym elementem, ponieważ standardem jest, że to właśnie najemca biura jest obarczony odpowiedzialnością i konsekwencjami wielu zdarzeń na które de facto nie ma wpływu. Przykładem może tu być zniszczenie części wspólnych budynku biurowego czy zaprószenie ognia przez pracownika, kuriera czy gościa najemcy.