Zarówno dla najemców, jak i dla właścicieli lokali biurowych, kwestia wypowiedzenia umowy najmu to jeden z kluczowych elementów planowania okresu najmu oraz jego zakończenia. Niezależnie od tego, czy czas trwania najmu dotyczy umowy zawartej na czas oznaczony, czy czas nieokreślony, warto znać dostępne możliwości. W wielu przypadkach to właśnie wypowiedzenie – np. w trybie natychmiastowym albo za porozumieniem stron – pozwala firmie elastycznie dostosować przestrzeń biurową do zmieniających się realiów biznesowych.
W praktyce czas określony można podpisać z opcją wcześniejszego wyjścia z umowy, o ile jej treść na to pozwala. Inne rozwiązania, takie jak wypowiedzenie umowy najmu w trybie natychmiastowym, wymagają starannego zaplanowania – zarówno przez najemcę, jak i właściciela biura. W przypadku najmu komercyjnego bardzo ważne jest również, aby druga strona miała odpowiedni czas na ustosunkowanie się do złożonego wypowiedzenia lub propozycji rozwiązania zawartej umowy.
W tym artykule wyjaśniamy, kiedy i na jakich zasadach możliwe jest rozwiązanie umowy najmu, jakie obowiązują zasady formalne oraz kiedy wypowiedzenie umowy jest dopuszczalne zgodnie z prawem. Jeśli prowadzisz firmę i rozważasz zmianę lokalizacji lub reorganizację powierzchni – ten poradnik jest właśnie dla Ciebie.
Czym jest wypowiedzenie umowy najmu lokalu na czas określony i nieokreślony?
Wypowiedzenie umowy najmu to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron umowy – najemcy lub wynajmującego – które prowadzi do zakończenia stosunku najmu. W przypadku umowy najmu na czas nieokreślony możliwe jest jej wypowiedzenie z zachowaniem ustawowych terminów wypowiedzenia najmu, chyba że strony ustaliły inaczej. Wypowiedzenie tego typu powinno zostać dokonane na koniec miesiąca kalendarzowego, z odpowiednim okresem wypowiedzenia.
W przypadku umowy najmu zawartej na czas określony rozwiązanie jej przed upływem terminu jest możliwe tylko w sytuacjach przewidzianych w umowie lub za porozumieniem stron. Wypowiedzenie umowy najmu na czas określony bez podstawy umownej może zostać uznane za nieskuteczne.
Warto podkreślić, że wypowiedzenie najmu biura rządzi się tymi samymi zasadami ogólnymi wynikającymi z Kodeksu Cywilnego, choć w praktyce różnią się zakresem klauzul negocjacyjnych, jakie strony mogą wprowadzić.
Wypowiedzenie umowy najmu a Kodeks Cywilny – podstawy prawne rozwiązania umowy
Zgodnie z art. 673 Kodeksu cywilnego:
- jeśli umowa najmu jest zawarta na czas nieoznaczony, każda ze stron może ją wypowiedzieć z zachowaniem terminów ustalonych w umowie, a gdy ich brak – z ustawowym okresem wypowiedzenia;
- wypowiedzenie umowy najmu zawartej na czas określony jest możliwe wyłącznie w przypadkach określonych w jej treści.
W praktyce oznacza to, że wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu tylko na zasadach określonych w umowie, co chroni interesy obu stron. Dotyczy to także najmu lokalu użytkowego.
Jeśli czynsz jest płatny w systemie miesięcznym, to bardzo często okres wypowiedzenia liczony jest na pełne miesiące, a wypowiedzenie powinno zostać złożone najpóźniej na trzy miesiące naprzód, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
Kiedy możliwe jest wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu lokalu na czas określony?
Wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu zawartej na czas określony wymaga spełnienia konkretnych warunków.
- Umowa musi zawierać zapisy o możliwościach wypowiedzenia umowy przed końcem jej trwania – np. w postaci klauzuli break clause lub rozwiązania umowy najmu za porozumieniem stron.
- Strony powinny wskazać przyczynę wypowiedzenia (np. zmiany organizacyjne, wyniki finansowe).
- Należy precyzyjnie określić okres wypowiedzenia umowy najmu, termin jego rozpoczęcia oraz skutki wypowiedzenia.
- Dokument powinien regulować sposób zakończenia najmu i ewentualne obowiązki związane z przedmiotem najmu (np. zwolnienie biura).
- Wypowiedzenie musi zostać złożone w formie pisemnej, najlepiej z potwierdzeniem odbioru przez drugą stronę umowy najmu.
W przypadku umowy najmu na czas nieokreślony sytuacja jest bardziej elastyczna, jednak i tutaj przy zamiarze wypowiedzenia umowy należy zawiadomić stronę przeciwną z odpowiednim wyprzedzeniem.
Najczęstsze powody wypowiedzenia umowy najmu biura lub lokalu użytkowego
Do najczęstszych powodów, dla których umowę najmu można wypowiedzieć, należą:
- zmiana potrzeb powierzchniowych – firma rozwija się lub zmniejsza zespół,
- reorganizacja – np. przeniesienie siedziby, konsolidacja oddziałów,
- niezadowalający standard lokalu lub zmiana otoczenia biznesowego,
- trudności finansowe – kiedy firma chce zerwać umowę najmu za porozumieniem stron w związku z cięciem kosztów,
- wypowiedzenie może być skuteczne tylko wtedy, gdy uwzględnia zapisy umowy lub odbywa się w trybie natychmiastowym, o ile zaistnieją ku temu przesłanki.
W praktyce umowę najmu można wypowiedzieć z podobnych powodów, choć częściej dochodzi tu do zastosowania ustawowych terminów wypowiedzenia najmu.
Klauzula break option w umowie najmu – możliwości wcześniejszego wypowiedzenia umowy
Klauzula break option, nazywana także break clause, jest jednym z najważniejszych narzędzi zabezpieczających interesy najemcy. Umożliwia ona rozwiązanie umowy najmu przez najemcę bądź wynajmującego, z zachowaniem określonych warunków.
Przy dobrze skonstruowanej umowie można dokładnie wskazać datę rozpoczęcia okresu najmu oraz termin możliwego wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy najmu powinno zostać sporządzone w formie pisemnej i złożone z odpowiednim wyprzedzeniem. W niektórych przypadkach dopuszczalne jest również wypowiedzenie w trybie natychmiastowym – np. przy naruszeniu warunków umowy przez najemcę bądź wynajmującego.
Dla wielu firm korzystne jest też przygotowanie darmowego wzoru z omówieniem, który może stanowić podstawę do bezpiecznego wypowiedzenia umowy najmu w sytuacjach przewidzianych prawem.
Break option a contraction option – elastyczne rozwiązania umowy najmu lokalu
Obie klauzule – break option oraz contraction option – służą zwiększeniu elastyczności umowy. Break option umożliwia całkowite rozwiązanie umowy najmu w trybie przewidzianym w umowie. Z kolei contraction option pozwala zmniejszyć przedmiot najmu (np. powierzchnię biurową), bez potrzeby zrywania całej umowy.
Takie rozwiązania są szczególnie korzystne w przypadku umowy najmu na czas określony, gdy firma nie może przewidzieć długofalowych zmian organizacyjnych lub rynkowych. Coraz częściej stosuje się je również w umowach najmu zawartych na czas nieokreślony.
Jak napisać wypowiedzenie umowy najmu i zadbać o zgodność z prawem?
Chcąc prawidłowo rozwiązać umowę najmu, należy pamiętać, że:
- umowy najmu możemy złożyć z odpowiednim okresem wypowiedzenia, uwzględniając typ umowy (czas określony czy nieokreślony),
- wypowiedzenie złożone przez jedną ze stron powinno wskazywać przyczynę wypowiedzenia, datę końca obowiązywania oraz podstawę prawną,
- dobrą praktyką jest złożenie wypowiedzenia najpóźniej na trzy miesiące przed planowanym zakończeniem umowy, ze skutkiem na koniec miesiąca,
- w niektórych przypadkach możliwe jest również jednostronne wypowiedzenie umowy najmu ze skutkiem natychmiastowym – ale musi to wynikać z naruszenia warunków przez drugą stronę.
Na zakończenie warto zaznaczyć, że w każdej sytuacji – czy chodzi o umowy na czas określony, czy najmu na czas nieokreślony – zalecamy skorzystanie z pomocy doświadczonych doradców.
Zapoznaj się z ofertą naszej agencją nieruchomości komercyjnych:
Biura do wynajęcia w Warszawie
Lokale handlowe do wynajęcia w Warszawie
Nieruchomości inwestycyjne w Warszawie
Źródła:
1. https://www.codozasady.pl/klauzule-break-option-w-umowach-najmu-zawartych-na-czas-oznaczony/ (dostęp 1.03.2018)
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)
3. https://www.codozasady.pl/klauzule-break-option-w-umowach-najmu-zawartych-na-czas-oznaczony/ (dostęp 1.03.2018)
W Vertigo Property Group kompleksowo pomagamy wynajmującym oraz najemcom na każdym etapie procesu najmu powierzchni biurowej. Zadzwoń już teraz:
Tel: +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl