Czy można wcześniej wypowiedzieć umowę najmu?
W Polsce umowy najmu lokalu zazwyczaj podpisuje się na okres nie krótszy niż 3 lata (zazwyczaj jest to około 5 lat). Dla wielu najemców, zwłaszcza z branży IT czy sektora SSC, czas ten bywa zbyt długi. W wielu przypadkach firmy chcą zabezpieczyć swoje prawo do wcześniejszej zmiany miejsca pracy. Konkretne zapisy mogą im je zagwarantować. W umowach najmu biur zawartych na czas oznaczony często spotyka się wprowadzenie klauzuli tzw. break clause lub break option, czyli możliwości wcześniejszego rozwiązania umowy, która przyznaje wynajmującemu lub najemcy prawo do wypowiedzenia umowy najmu przed zakończeniem okresu, na jaki była zawarta1, co jest powszechną praktyką na rynku nieruchomości biurowych. Takie ustalenia umowne, dotyczące warunków zakończenia umowy najmu biura na czas określony, są skutecznym sposobem na obniżenie ryzyka najemcy związanego z długoterminowym charakterem stosunku najmu biura, a w szczególności zmianami zachodzącymi na rynku nieruchomości biurowych. Wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu powierzchni biurowej jest więc możliwe, jeśli tylko zagwarantujemy to sobie w umowie najmu.
Wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu a Kodeks cywilny
W celu rozwiania wątpliwości co do prawa stron do wypowiedzenia umowy najmu zawartej na czas oznaczony, na dowolnych blankietowych zasadach, Ustawodawca wprowadził do Kodeksu cywilnego art. 673 § 3, który stwierdza, że: „Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie”.2 Biorąc pod uwagę zasadę swobody umów (art. 3531 Kodeksu cywilnego), należy stwierdzić, że przepis ten nakłada na strony stosunku najmu obowiązek doprecyzowania, w jakiej sytuacji nastąpić może wypowiedzenie najmu.3Zapis o wypowiedzeniu umowy najmu pomaga rozstrzygać wątpliwości, wymaga jednak dodatkowych ustaleń.
Kiedy można wcześniej rozwiązać umowę najmu lokalu?
Każda umowa najmu lokalu komercyjnego (także lokalu biurowego czy przeznaczonego na magazyn) powinna zostać podpisana po wprowadzeniu do niej szeregu ustaleń i klauzul.Aby uniknąć niejasności czy niekorzystnych dla jednej ze stron (najemcy lub wynajmującego) zapisów, warto skorzystać z pomocy doświadczonej agencji nieruchomości komercyjnych. Doradca z pewnością precyzyjnie określi, jakie ewentualne sytuacje warto wziąć pod uwagę przy podpisywaniu umowy i jakie ryzyko wiąże się z jej zawarciem (podpowie też, w jaki sposób je wykluczyć).
Z break option można skorzystać, gdy zaistnieje opisana w umowie najmu sytuacja. Strony najmu biura mogą określić, że na przykład likwidacja oddziału spółki czy zasadnicza obniżka obrotów stanowią podstawę do wypowiedzenia umowy najmu powierzchni biurowej. Wcześniejsze rozwiązanie umowy najmu może też polegać na wskazaniu konkretnego okresu lub daty, w którym stosunek najmu może być wypowiedziany. Termin wypowiedzenia umowy najmu lokalu biurowego jest kwestią sporną i powinien być uwzględniony w umowie. Kwestia tego, czy można skrócić okres wypowiedzenia umowy najmu, także podlega negocjacji i w dużej mierze zależy od woli wynajmującego. Podobnie jest, kiedy chcemy zrezygnować z umowy najmu mieszkania. To, jak wypowiedzieć umowę najmu przed terminem, powinna uwzględniać sama specyfika umowy najmu nieruchomości biurowych.
Najczęstsze powody wcześniejszego zakończenia umowy najmu lokalu biurowego
Do innych popularnych sytuacji, kiedy to dla firmy zachodzi potrzeba wcześniejszego rozwiązania umowy najmu lokalu, dochodzi na przykład, gdy firma zmienia swoją siedzibę lub zmieniają się jej potrzeby lokalowe. Wiele firm, także najemcy z branży outsourcingowej, często zmienia miejsce pracy względu na jej charakter. Najemca chce zmienić biuro na większe, lub przeciwnie – potrzebuje mniej miejsca. Zdarzają się także sytuacje, kiedy to najmowany lokal przestaje odpowiadać najemcy ze względu na jego standardy czy sąsiedztwo.
Klauzula break option – co warto wiedzieć?
Przez lata prawnicy spierali się co do zgodności z prawem klauzuli pozwalającej na wcześniejsze wypowiedzenie przez najemcę umowy najmu zawartej na czas określony. Ostatecznie kwestia została rozstrzygnięta w 2015 roku, kiedy to zapadł wyrok Sądu Najwyższego. Rzecz jasna najemca lokalu biurowego nie ma nieograniczonego prawa do przedterminowego zerwania umowy, jest to jednak możliwe i zgodne z prawem, by po złożeniu odpowiednich oświadczeń i dokumentów, wypowiedzenie umowy przed czasem było zgodne z prawem.
Warto poruszyć także kwestię tego, jaki jest koszt wcześniejszego zakończenia umowy najmu lokalu. Oczywistym jest, że wynajmującemu przysługuje od najemcy pewnej wysokości rekompensata. Zazwyczaj jest to kwota w wysokości czynszu za kilka miesięcy najmu – dokładny koszt ustalony powinien być w umowie przy zapisach o klauzuli break option. Rekompensata może być traktowana niejako jak kara umowna za wcześniejsze zerwanie umowy najmu i jest to myślenie w pewnym sensie słuszne.
Break option a contraction option
Wielu wynajmujących niechętnie zgadza się na wprowadzenie do umowy najmu klauzuli break option pozwalającej na wcześniejsze wypowiedzenie umowy najmu. Jeśli najemcy nie uda się wynegocjować umieszczenia odpowiednich zapisów w umowie, dobrym rozwiązaniem może być tzw. contraction option. W dużym uproszczeniu polega to na umożliwieniu zmniejszenia najmowanej powierzchni, rzecz jasna po upływie określonego w umowie terminu. Jeśli więc najemca chciałby zmniejszyć najmowaną powierzchnię, będzie miał taką możliwość. Klauzula zabezpiecza interesy najemcy, ale także wynajmującego. Dokładnie wynegocjowane w contraction option zapisy stanowią, o jaki metraż można zmniejszyć najmowaną powierzchnię, ale także to, że zwalniana część musi stanowić miejsce gotowe do wynajęcia (z łazienką, dostępem do wind, korytarzy).
Klauzule break option i contraction option mają na celu uelastycznienie umów najmu lokali, dopasowania ich do dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb najemców. Wynajmujący niechętnie zgadzają się na wprowadzanie podobnych rozwiązań, większość z właścicieli lokali wie jednak, że podobne zapisy są często koniecznością. Ważne jest, by wynegocjowane break option lub contraction option były zgodne z przepisami prawa
i pozwalały na wykorzystanie ich w razie potrzeby.
Źródła:
1. https://www.codozasady.pl/klauzule-break-option-w-umowach-najmu-zawartych-na-czas-oznaczony/ (dostęp 1.03.2018)
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)
3. https://www.codozasady.pl/klauzule-break-option-w-umowach-najmu-zawartych-na-czas-oznaczony/ (dostęp 1.03.2018)
W Vertigo Property Group kompleksowo pomagamy wynajmującym oraz najemcom na każdym etapie procesu najmu powierzchni biurowej. Zadzwoń już teraz:
Tel: +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl