Czy obecne biuro zaspokaja wszystkie potrzeby firmy?

Warto zacząć od odpowiedzi na to pytanie, na ile obecne biuro zaspokaja potrzeby mojej firmy? Czy planuję zatrudnić kolejne osoby czy może redukcję etatów? Jeśli cześć moich pracowników przeszła w tryb pracy zdalnej i biuro wykorzystane jest jedynie 60-70%, warto zastanowić się nad optymalizacją powierzchni biurowej. Istotna jest też aranżacja powierzchni biurowej – powierzchnie, które były zaprojektowane kilka lat temu znacznie różnią się od projektów, które realizujemy dzisiaj. W obecnej sytuacji, gdzie coraz trudniej zachęcić pracowników do integracji, istotne jest posiadanie stref w biurze, w których zespół może się integrować i poznawać. Przyjazne i nowoczesne wnętrze sprawia, że pracownicy zdecydowanie częściej pracują z biura i chętniej spędzają w nim czas. Kolejnym ważnym elementem jest lokalizacja naszego biura. Należy przeprowadzić analizę na ile obecna lokalizacja jest dogodna dla naszych pracowników i kontrahentów? Jeśli nie mamy dostępnej odpowiedniej ilości miejsc parkingowych to czy transport publiczny w okolicach naszego biura jest łatwo dostępny? Jeśli ważny jest dla nas „dobry adres” i szukamy środowiska typowo biznesowego, dobrze jest rozejrzeć się, jakie firmy sąsiadują z nami w jednym budynku i jak wygląda to w najbliższej okolicy. Czy faktycznie nasza lokalizacja wpisuje się w panujące standardy i znajdujemy się w centrum biznesowym czy wręcz przeciwnie, jesteśmy w zupełnie innym miejscu niż chcielibyśmy być.

Należy zweryfikować aktualną sytuację rynkową i porównać oferty

Kiedy mamy już pełny zarys informacji odnośnie potrzeb naszej firmy należy określić, jak wygląda nasza sytuacja finansowa. Niezwykle ważne jest zweryfikowanie aktualnej sytuacji na rynku biurowym, sprawdzenie jak kształtuj się wyjściowe stawki czynszów dla naszej dzielnicy oraz jaka jest dostępność powierzchni biurowych w lokalizacji, która nas interesuje. Warto też potwierdzić inne ważne dla nas czynniki tj. dostępność miejsc parkingowych, układ powierzchni, dostępność oraz minimalny okres podpisania umowy. Mając szerszy obraz na aktualną sytuację rynkową możemy porównać oferty najmu, z tą otrzymaną od właściciela budynku, w którym aktualnie jesteśmy najemcą i zastanowić się na listą plusów i minusów wynikających ze zmiany biura.

Jak zabrać się za rozmowy renegocjacyjne umowy najmu i co warto wiedzieć?

Jeśli po zrobieniu wstępnej weryfikacji zysków i strat dochodzimy do wniosku, że pozostanie w obecnym biurze jest dla nas najlepszym rozwiązaniem, warto podjąć rozmowy renegocjacyjne z właścicielem budynku. Ważną informacją jest również to, że zawsze w takiej sytuacji możecie skorzystać z pomocy agencji nieruchomości biurowych. Najemcy często nie korzystają z tej możliwości i decydują się na samodzielne rozmowy z właścicielem. Aby podejść do negocjacji umowy ważna jest wiedza i doświadczenie w tym zakresie. Niestety większość osób, które są wytypowane do przeprowadzenia takiego procesu w danej firmie, nie posiada ani zasobu wiedzy, ani tym bardziej doświadczenia, a często też nie mają czasu na to, żeby prowadzić renegocjacje i negocjacje umów w kilku budynkach.

Jeśli zdecydowaliście się na samodzielne prowadzenie rozmów musicie wiedzieć przede wszystkim, że nie warto zamykać się tylko na jedną opcję, należy mieć kilka różnych wariantów, które będą stanowiły „Plan B”, gdyby rozmowy renegocjacyjne z obecnym właścicielem nie zakończyły się sukcesem.

Nie możemy oczekiwać od właściciela budynku, że otrzymamy ofertę podobną lub lepszą od do tej sprzed 5 lat. Od tamtego momentu wiele się zmieniło i na aktualną ofertą wpływa wiele czynników zewnętrznych/ rynkowych, które powodują, że oferta jest mniej korzystana niż sprzed kilku lat. Niekiedy zdarza się tak, że wynajmując powierzchnię biurową w nowej lokalizacji otrzymujemy dużo lepszą ofertę, niż od właściciela budynku, w którym jesteśmy najemcą od wielu lat. Stąd też bardzo ważna jest wiedza na temat aktualnej sytuacji na rynku, ponieważ wiemy na ile możemy sobie pozwolić w renegocjacjach umowy i kiedy oferta zaproponowana przez właściciela budynku biurowego jest konkurencyjna dla innych ofert na rynku.

Warto wiedzieć, że jest wiele czynników które możecie renegocjować:

  • Wysokość czynszu – czynsz najłatwiej renegocjować mają wiedze na temat aktualnej sytuacji rynkowej budynków w podobnej lokalizacji i podobnej klasie budynkowej,
  • Okres trwania umowy – warto wiedzieć, nie musi wynosić tyle co poprzedni, może być krótszy lub dłuższy,
  • Wielkość wynajmowanej powierzchni- być może aktualna powierzchnia jest dla was zbyt duża, bo pracownicy przeszli w tryb pracy hybrydowej lub wręcz przeciwnie jest zbyt mała. W trakcie renegocjacji możecie dobrać bądź zrezygnować z części powierzchni. Można też pomyśleć o specjalnym zapisie w umowie, które daje wam możliwość podnajmu waszej powierzchni, jeśli zdecydujecie się na długi okres najmu,
  • Miejsca parkingowe – sytuacja wygląda podobnie jak w przypadku wielkości wynajmowanej powierzchni. Jeśli na przełomie ostatnich lat wasze zapotrzebowanie uległo zmianie, warto pochylić się nad ilością wynajmowanych miejsc parkingowych. Należy zastanowić się czy jest wystarczająca czy może jest zbyt duża i generuje niepotrzebne koszty.
  • Koszty eksploatacyjne – co do zasady nie podlegają negocjacjom, ponieważ nie są częścią opłat, które generują bezpośredni zysk dla właściciela. Najczęściej wynikają z opłat ogólnych funkcjonowania budynku. Nie oznacza to jednak, że nie można podjąć takiej próby renegocjacji u naszego właściciela. Warto w takiej sytuacji poprosić o wykaz opłat eksploatacyjnych wchodzących w skład opłaty eksploatacyjnej którą obciążany jest najemca.

Kiedy zmiana obecnego biura na nowe bardziej się opłaca?

Zdecydowanie jednym z czynników zachęcającym do zmiany biura na nowe jest chęć zmiany lokalizacji, w której obecnie znajduje się nasze biuro. Zdarza się, że poprzednią decyzję o najmie biura podejmowaliśmy dawno temu, sugerowaliśmy się wtedy innymi czynnikami, a często też dzielnice biznesowe kształtowały się w innym miejscu niż dzisiaj. Dobrym przykładem jest warszawski Mordor zlokalizowany na Mokotowie, który kiedyś stanowił dzielnicę biznesową, a dzisiaj ustąpił miejsca innym lokalizacjom takim jak np. Wola.

Kolejnym ważnym czynnikiem może okazać się układ naszego biura oraz jego design. Zdarza się, że wynajmując pierwsze biuro dla firmy, nie zawsze mamy sprecyzowane potrzeby. Często nie potrafimy określić, w jakiej przestrzeni naszym pracownikom będzie pracowało się pracowało najlepiej i ulegamy panującym trendom. Dobrym przykładem są powierzchnie open space, które kiedyś były stosowane przez większość firm, a dzisiaj w większości firm ten układ się nie sprawdza. Jeśli po kilku latach współpracy zauważamy, że brakuje nam sal konferencyjnych do wspólnych spotkań, strefy, gdzie pracownicy mogą spędzić czas, zjeść wspólnie posiłek, należy wziąć pod uwagę, że powierzchnię trzeba przebudować. Może się okazać, że przebudowa aktualnej powierzchni biurowej jest bardzo kosztowna, a właściciel budynku nie daje budżetu na przearanżowanie powierzchni. W takiej sytuacji, jest prawdopodobieństwo, że znajdziemy inną powierzchnię biurową, która układem wpisze się w potrzeby firmy, a dodatkowy budżet na aranżację ze strony właściciela budynku, pokryje koszty odświeżenia czy małej przebudowy powierzchni.

Przedłużając umowę najmu, należy wziąć pod uwagę również ogólny stan budynku i zagospodarowanie przestrzenne terenu wokół. Jeśli nasza powierzchnia biurowa znajduje się w starszym budynku biurowym, warto zwrócić uwagę na plany dotyczące rewitalizacji budynku. Starsze budynki, które są rewitalizowane mają wdrażane nowe systemy zarządzania budynkiem i energooszczędne rozwiązania, które minimalizują opłaty eksploatacyjne. Niestety nie wszystkie budynki mają zaplanowane takie kroki, co za tym idzie utrzymanie takiego budynku z roku na rok staje się droższe, to oznacza, że z każdym rokiem, będziemy ponosić wyższe opłaty na koszty eksploatacyjne. Warto byłoby się zastanowić czy budynek, w którym mamy biuro to starszy typ budynku, budynek klasy A, czy zupełnie nowy biurowiec i co nas czeka w najbliższych latach. Może okazać się, że właściciel budynku zaproponuje nam korzystną stawkę czynszu, natomiast na przełomie kolejnych lat koszty eksploatacyjne będą na tyle wysokie, że pomimo niskiej stawki czynszu ogólny koszt utrzymania powierzchni, będzie wyższy niż w nowszymi budynku. Wracając do zagospodarowania przestrzennego, dobrze byłoby wiedzieć, co w najbliższych latach planowany jest wokół naszego budynku i na ile wpłynie to na nasz komfort pracy.

Należy pamiętać, że przemyślane biuro zawsze przynosi wymierne korzyści. We współczesnym świecie, firmy kładą duży nacisk na design i potrzeby pracowników. Powierzchnia biurowa ma być przyjemna, ma zachęcać do pracy, ale też do spędzania w niej czasu. Ważne jest, żeby była funkcjonalna i w perspektywie długiej umowy najmu, spełniała zapotrzebowanie firmy. Warto w takiej sytuacji przeprowadzić wewnętrzne rozmowy pomiędzy pracownikami oraz kadrą zarządzającą, żeby uwzględnić ich potrzeby, zebrać opinie i pomysły na idealna przestrzeń biurową.

Zadzwoń do nas, aby poznać najnowsze i najciekawsze oferty biur do wynajęcia w Warszawie:

Tel: +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl