1. Upewnij się, że lokalizacja budynku biurowego jest przystępna dla innych

Rozważ, czy  będzie dla was odpowiednim rozwiązaniem, czy może lepiej poszukać powierzchni biurowej w innej dzielnicy? Zorientuj się, skąd i czym dojeżdżają Twoi pracownicy oraz klienci. Zadaj sobie pytanie, czy inni łatwo znajdą Twoją lokalizacje?

2. Zastanów się, jakie udogodnienia chcesz mieć w pobliżu swojego biura?

Innym, istotnym czynnikiem przy najmie powierzchni biurowej, który może mieć wpływ na decyzję o lokalizacji, są udogodnienia w pobliżu. Twój zespół doceni takie udogodnienia jak: restauracje, sklepy, kawiarnie czy siłownie. Być może ważna jest dla Was bliskość banku? A może potrzebujecie dużej ilości miejsc parkingowych?

3. Miej konkretny budżet w głowie.

Koszty najmu biura, to twój następny duży problem tuż po lokalizacji. Rozbij koszty związane z najmem zanim zaczniesz szukać biura oraz zastanów się jaka kwota jest dla Twojej firmy komfortowa? Pamiętaj, że większość  np. 3 lub 5 lat.

4. Wiedz za co płacisz.

Bardzo dokładnie sprawdź, co zawiera się w cenie najmu nowego biura. Jakie będą dodatkowe koszty związane z powierzchnią biurową? Czy – Internet, telefon, prąd, ogrzewanie jest w cenie najmu? Jeśli jesteś najemcą bomu na cele biurowe, sprawdź czy odśnieżanie zimą jest po Waszej stronie? Przemyśl dokładnie krok po kroku czynności, które wykonujesz na co dzień i przeanalizuj umowę najmu pod tym kątem.

5. Czytaj umowę najmu powierzchni biurowej!

Sama informacja od wynajmującego co zawiera się w czynszu najmu jest niewystarczająca. Wszystko musi być jasno opisane w umowie najmu powierzchni biurowej. Być może warto rozważyć przekazanie umowy najmu biura do wyspecjalizowanej kancelarii prawniczej?

6. Naprawy.

Bądź gotowy na różne zdarzenia losowe oraz weź pod uwagę ewentualne usterki, które mogą powstać w wyniku użytkowania powierzchni, a mogą okazać się bardzo kosztowne. Zwróć uwagę na podział odpowiedzialności w wyniku powstałych szkód oraz zakres prac z nimi związanych.

7. Wyłączność na wykończenie powierzchni biurowej

Zdarza się, że niektóre budynki biurowe współpracują na wyłączność z firmami wykończeniowymi, z których jesteśmy zmuszeni skorzystać w momencie chęci wprowadzenia zmian na powierzchni lub dokonaniu remontu. W takim przypadku jesteśmy narażeni na wysokie koszty związane z aranżacją powierzchni biurowej. W takiej sytuacji sugerujemy skontaktować się z ekspertem ds. Nieruchomości biurowych (brokerem) celem wypracowania najlepszego rozwiązania.

8. Modyfikacje w biurze, co może najemca powierzchni biurowej?

Potrzebujesz powiesić zegary na ścianie? Być może musisz wynająć do tego ekipę remontową od budynku. Twoje prawa w tym zakresie są niezwykle istotne, ponieważ mogą skutkować dużymi kosztami.

9. Bezpieczeństwo w biurze

Zastanów się nad bezpieczeństwem Twojego zespołu oraz mienia. Sprawdź jakie rozwiązania oferuje budynek biurowy, czy posiada pracowników ochrony, monitoring, system antynapadowy?

10. Wynajmij eksperta od nieruchomości biurowych.

Wartością dodatnią jest ekspert ds. Nieruchomości komercyjnych (biurowych)- broker. Osoba, która zna rynek, przepisy, budynki oraz zwyczaje panujące na rynku powierzchni biurowych. Aktualnie standardem jest, aby broker nie pobierał prowizji od najemcy, najczęściej prowizja jest opłacana przez wynajmującego. Broker może wynegocjować lepsze warunki finansowe, zwrócić uwagę na wiele aspektów związanych z Twoim biurem. Często dochodzi do sytuacji, w której najemca powierzchni biurowej traci wiele przywilejów przez brak doświadczenia, pośrednik powinien zadbać o twoje interesy. Dobrego brokera nieruchomości biurowych rozpoznasz między innymi po ilości zadanych pytań, umiejętnym słuchaniu oraz znajomości budynków na rynku.

11. Wybierz przestrzeń biurową dopasowaną do wielkości Twojej firmy.

Nie chcesz płacić za pokoje, których nie używasz? Zalecamy kalkulacje. Średnio liczymy ok. 10 m.kw. powierzchni biurowej na jedną osobę. Ta liczba zawiera już części wspólne biura, takie jak: łazienki, kuchnia, korytarze.

12. Zaplanuj ekspansję.

Wiele osób nie bierze pod uwagę możliwego, dynamicznego rozwoju firmy. Koniecznie przedyskutujcie, czy nie będziecie zatrudniali dodatkowych osób, w czasie trwanie umowy najmu. Rozważcie na przykład dodanie do umowy zapisów pierwszeństwa najmu dodatkowej powierzchni.

13. Jaki styl biura preferujesz?

Analiza stylu pracy biurowe waszej firmy jest kluczowa, od tego będzie zależeć zadowolenie i efektywność pracowników. Open space, czy gabinety? Rozkład mieszany, a może wysoki loft lub praktyczne nowoczesne biuro?

14. Wiedz dokładnie w jakim stanie przejmujesz powierzchnie biurowe.

Zastanów się nad zmianami, których chciałbyś dokonać w biurze przed podpisaniem umowy najmu oraz upewnij się kto zapłaci za ewentualne dostosowanie  do Twoich potrzeb. Czy będą to: dodatkowe pokoje, zmiana koloru ścian, nowy dywan itp. Dodaj paragraf do umowy lub sporządź aneks z opisanymi zmianami.

15. Rozważ długość umowy najmu powierzchni biurowej.

Bardzo istotnym czynnikiem umowy najmu jest jej długość. Generalnie możemy przyjąć zasadę – im dłuższa umowa, tym większe przywileje w postaci zwolnień czynszowych za czym idzie niższy czynsz za powierzchnię biurową. Rozbij liczby, policz co jest dla Ciebie ważne, pomyśl gdzie będzie Twoja firma za 5 lat. Z jednej strony nie chcesz zostać z trwającą umową najmu w przypadku bankructwa firmy, a z drugiej strony niższe koszty wynajmu oraz bezpieczeństwo dają solidne podwaliny pod budowanie Twojego biznesu.


Podsumowując, najem powierzchni biurowej powinien być dobrze zaplanowany, biorąc pod uwagę wszystkie czynniki pozytywne i negatywne, które mogą mieć wpływ na firmę. Jeśli firmy naprawdę chcą upewnić się, że mają odpowiednio dopasowane, do swoich potrzeb, powierzchnie biurowe, zalecamy poszukiwanie profesjonalnego doradztwa. Na rynku istnieje wiele firm oferujących powierzchnię biurową do wynajęcia, ale warto poświęcić naprawdę dużo czasu na znalezienie odpowiednich specjalistów, którzy powinni pomóc i być w stanie uzyskać powierzchnię biurową, która jest odpowiednia dla Twojego dla biznesu i zaprojektowana z myślą o Twoim sukcesie!

Artykuł ten został napisany przez Tomasza Roszkowskiego. Jeśli będą poszukiwać Państwo powierzchni biurowej lub zamierzają renegocjować obecną umowę najmu, prosimy o kontakt:

Tomasz Roszkowski
kom. 603 66 88 77
e-mail: tomasz.dyla@vertigoproperty.pl