Planowana data przekazania powierzchni biurowej często ulega przesunięciu ze względu na opóźnienia w pracach aranżacyjnych, co generować może istotne ryzyko dla najemcy powierzchni biurowej. Problem ten dotyczy przede wszystkim umów przednajmu, czyli tych zawartych jeszcze przed oddaniem budynku biurowego do użytkowania, jednak może się również pojawić w przypadku przekazania najemcy przedmiotu najmu w już istniejącym budynku biurowym. Planując przeprowadzkę do nowego biura najemca jest związany datą rozpoczęcia działalności w nowym miejscu z terminem zakończenia najmu w dotychczasowej lokalizacji biura. W związku z tym ewentualne niedotrzymanie terminu przez wynajmującego biuro wiązać się będzie dla najemcy z koniecznością pozostania w dotychczasowej lokalizacji lub szukania tymczasowej powierzchni biurowej. Właściwe oznaczenie terminu przekazania powierzchni biurowej, jak i jego zachowania przez wynajmującego, jest więc kluczowym zagadnieniem z punktu widzenia interesów najemcy na rynku wynajmu biur.

Dla zabezpieczenia najemcy biurowego przed skutkami nieterminowego przekazania nowego biura, po pierwsze należy precyzyjnie określić termin kiedy pomieszczenia biurowe zostaną wydane. Po drugie, w umowie najmu powierzchni biurowej powinny być oznaczone konkretne przypadki kiedy usprawiedliwione będzie niedotrzymanie przez strony umówionego terminu. Jakiekolwiek niedookreślone przyczyny takiego zdarzenia mogą być w późniejszym okresie wykorzystane przez wynajmującego biuro celem wykazania, że nie ponosi on odpowiedzialności za niedotrzymanie ustalonego terminu przekazania pomieszczeń biurowych. W przypadku opóźnienia w wydaniu powierzchni, najemca powinien oczekiwać zapłaty kar umownych1, najczęściej określanych jako kwota lub dodatkowe zwolnienie z czynszu za każdy dzień opóźnienia w przekazaniu najętego biura. Kary umowne powinny również skompensować szkody najemcy jakie poniesie on w związku z tym, że nie może rozpocząć najmu w nowym biurze, w umówionym terminie. Po trzecie, najemca powierzchni biurowej powinien mieć również zagwarantowane prawo do odstąpienia od umowy najmu biura w przypadku gdy okres zwłoki w wydaniu przedmiotu najmu przekroczy pewien czas, najczęściej jest to kilka miesięcy, oraz zagwarantowane prawo do oczekiwania zryczałtowanej kary umownej.2

1 S. Afanasjew, Negocjacje zapisów umowy najmu (cz. VII), „Real Estate Manager” kwiecień- maj 2017, Nr 2 (85)
2 https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/doradztwo-prawne/articles/alerty-prawne/czynsz-moze-wzrosnac-w-trakcie-trwania-umowy-najmu.html (dostęp 13.02.2018)