Powszechną praktyką na rynku nieruchomości biurowych jest zawieranie umów najmu na czas oznaczony, co generuje istotne ryzyko dla najemców biur, które wynika z długoterminowego charakteru zobowiązania czynszowego. Z punktu widzenia właściciela budynku biurowego, umowy najmu powierzchni biurowej zawierane na czas oznaczony są najbardziej korzystne, gdyż zakłada się, że nie podlegają one wypowiedzeniu. Z kolei dla najemców powierzchni biurowych, bardzo często ważna jest elastyczność co do możliwości zmiany i wynajęcia nowego biura. Zmieniające się wymagania co do powierzchni biurowej mogą wiązać się zarówno z rozwojem przedsiębiorstwa, a zatem koniecznością zwiększenia zatrudnienia czy zmiany biura na bardziej prestiżowe, jak i z niekorzystnymi okolicznościami gospodarczymi, które wymagają obniżania kosztów działalności czy redukcji personelu. W takich sytuacjach jednym ze sposobów niwelujących poziom ryzyka najemcy związany z najmem powierzchni biurowej jest zagwarantowanie w umowie najmu biura możliwości podnajmu części lub całości zajmowanej powierzchni.

W przeciwieństwie do ogólnych przepisów o najmie, w przypadku lokalu biurowego najemca musi uzyskać zgodę wynajmującego biuro na podnajem lub oddanie lokalu do bezpłatnego używania w całości lub części (w przepisach ogólnych o najmie można to zrobić jeśli umowa po prostu tego nie zabrania). Standardem na rynku nieruchomości biurowych jest zakaz podnajmu powierzchni biurowej, gdyż wynajmujący chcą mieć kontrolę nad tym, kto faktycznie użytkuje powierzchnię. Często zakaz ten jest łagodzony w stosunku do podmiotów powiązanych kapitałowo lub osobowo z najemcą i zgoda właściciela na podnajem powierzchni, na ich rzecz, nie jest obligatoryjna. W przypadku podnajmu na rzecz zewnętrznych podmiotów, praktyka na rynku nieruchomości biurowych jest taka, że najemca musi każdorazowo uzyskać zgodę właściciela budynku na takie działanie, aczkolwiek umowa najmu stanowi zazwyczaj, że wynajmujący nie może takiej zgody odmówić bez uzasadnionego powodu.1

W przypadku zawarcia umowy podnajmu powierzchni biurowej, mamy do czynienia z dwoma stosunkami prawnymi: stosunkiem najmu i stosunkiem podnajmu powierzchni biurowej. Faktycznie w takim przypadku są to dwie umowy najmu, gdyż najemca biura w takim przypadku występuje w podwójnej roli: najemcy w stosunku do głównego wynajmującego i wynajmującego w stosunku do podnajemcy. Przez zawarcie umowy podnajmu nie powstaje żaden stosunek umowny pomiędzy głównym wynajmującym biura, a jego podnajemcą. W stosunku do wynajmującego najemca powierzchni biurowej odpowiada więc za działania podnajemcy jak za własne. Warto też wspomnieć, że podnajem nie może trwać dłużej niż stosunek najmu i wygasa najpóźniej w chwili zakończenia najmu biura.
Podnajem stanowi więc jeden z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie ryzyka najemcy podpisującego długoterminową umowę najmu biura. Należy jednak podkreślić, że tworzy on niekorzystną dla niego trójstronna relację w której najemca ponosi odpowiedzialność wobec właściciela nieruchomości za działania podnajemcy powierzchni biurowej. Regulacje umowne dotyczące zasad podnajmu, zawarte w umowie najmu powierzchni biurowej, jak i umowie podnajmu, muszą być więc starannie przemyślane i precyzyjne.

1 http://bpoportal.pl/prawo-podnajmu-powierzchni-biurowej-elastyczne-rozwiazanie-dla-branzy-bpo/ (dostęp 23.02.2018)