Szukasz biura na wynajem? Oto kilka pojęć, które powinieneś znać

Definicje związane z dokumentami oraz finansami na rynku nieruchomości

Zaczynasz szukać biura do wynajęcia, ale nigdy wcześniej nie miałeś z tym do czynienia? Nie wiesz, co oznaczają określenia zawarte w ofertach powierzchni biurowych? Oto poradnik idealny dla Ciebie! Oczywiście, przy poszukiwaniu biura najlepiej skorzystać z pomocy specjalisty, który profesjonalnie pomoże i doradzi w całym procesie najmu, jednak warto znać parę pojęć, które przybliżają tematykę nieruchomości biurowych i pomagają w określeniu wymagań dotyczących przyszłego biura.

Biuro tradycyjne, serwisowane a coworkingowe

Pierwszym aspektem, który warto znać zaczynając poszukiwania, to rodzaje, na jakie dzielą się biura na wynajem. Każda z form biur charakteryzuje się innymi cechami i posiada różne wady oraz zalety. Warto jest przemyśleć, czego oczekujemy od przyszłego biura, a znajomość ich podstawowych atrybutów może bardzo ułatwić ten proces.

Prywatne biura dla indywidualistów

Najbardziej rozpowszechnionym rodzajem są biura tradycyjne. Jest to przystosowana do pracy powierzchnia o konkretnym metrażu, która jest najczęściej indywidualnie dostosowywana i aranżowana dla najemcy.

Elastyczne powierzchnie biurowe

Biura serwisowane to kolejny rodzaj powierzchni biurowych, który warto wziąć pod uwagę w trakcie poszukiwań. Nie jest on, aż tak znany, jak biura tradycyjne, jednak od niedawna bardzo zyskuje na popularności, w szczególności w czasie pandemii, kiedy sytuacja charakteryzuje się dużą niepewnością.

Jeśli chcesz poznać więcej różnic pomiędzy tymi rodzajami biur, zapraszamy do zapoznanie się z artykułem na naszej stronie: Biuro serwisowane vs. biuro tradycyjne – 5 najważniejszych różnic.

Coworking – praca na wspólnej przestrzeni

Trzeci rodzajem biura, jest relatywnie nowy coworking, który funkcjonuje na zasadzie biura serwisowanego, jednak w tej “konfiguracji” nie mamy wydzielonej prywatnej przestrzeni. Coworking, z ang. praca razem, polega na pracy na wspólnej powierzchni, z osobami z różnych firm. Jest to idealna opcja, dla osób rozpoczynających swoją działalność i chcących zawrzeć nowe znajomości. Są dwa główne przedmioty co-workingu:

1. Biurko dedykowane. Fix Desk polega na wynajęciu konkretnego, przypisanego miejsca pracy, znajdującego się na przestrzeni wspólnej.
2. Brak dedykowanego stanowiska (Flexible Desk). Wybierając Hot Desk mamy dowolność i możemy każdego dnia wybierać inne biurko do pracy w wyznaczonej strefie.

Współczynnik powierzchni wspólnych

Współczynnik powierzchni wspólnych określa wielkość powierzchni wspólnych, przypadająca na wynajmowany lokal, w których najemca ma swój udział w eksploatacji

Współczynnik powierzchni wspólnych, z ang. Add-on-factor, to jedna z głównych wartości podawana przy wynajmie powierzchni komercyjnych. Zwiększa koszty poniesione przez najemcę, tj. czynsz i opłaty eksploatacyjne. Zazwyczaj, jest podawany w procentach przy ofertach biur tradycyjnych, ponieważ koszty utrzymania powierzchni wspólnych w biurach serwisowanych są zawarte w podawanej opłacie miesięcznej i nie są dodatkowo doliczane.

Współczynnik powierzchni wspólnych waha się zazwyczaj między 4% a 10%. Przykładowo, jeśli lokal na wynajem ma 100 m², a 5% stanowią powierzchnie wspólne, to znaczy że rzeczywisty metraż powierzchni (tzw. powierzchnia brutto), za który musimy wznosić opłaty wynosi 105 m² (100 m² + 100 m² * 5% = 100 m² + 5 m² = 105 m²). Jako, że czynsz bazowy oraz opłaty eksploatacyjne są liczone z m², jest to często znacząca różnica w wysokości czynszu, jeśli współczynnik powierzchni wspólnej jest na wysokim poziomie.

Powierzchnia netto a powierzchnia brutto

Powierzchnia netto i brutto wynajmowanego biura ma bezpośredni związek ze współczynnikiem powierzchni wspólnych. Czynsz za najem powierzchni biurowej jest liczony od powierzchni brutto.

Powierzchnia netto to suma powierzchni użytkowej w wynajmowanym lokalu komercyjnym

Określa ona faktyczny metraż, jaki najemca posiada do indywidualnego wykorzystania. Krótko mówiąc, jest to powierzchnia lokalu, w którym mamy usytuowane biuro.

Powierzchnia brutto to powierzchnia netto, powiększona o współczynnik powierzchni wspólnych, dany dla konkretnego biurowca

W jej skład wchodzi metraż biura oraz udział najemcy w eksploatacji powierzchni wspólnych, takich jak:

• recepcja,
• korytarze,
• ogólnodostępne toalety,
• windy,
• klatki schodowe.

Opłaty eksploatacyjne

Opłaty eksploatacyjne (serwisowe) to dodatkowe koszty, które ponosi najemca biura, oprócz czynszu bazowego

Są to koszty związane z obsługą i utrzymaniem nieruchomości biurowej oraz te związane bezpośrednio z użytkowaniem lokalu. Opłaty eksploatacyjne nie stanowią dochodu dla wynajmującego za najem lokalu. Są one w całości wykorzystywane na pokrycie kosztów utrzymania. W skład opłat eksploatacyjnych zazwyczaj wchodzą, m.in.:

• media
• Internet,
• ochrona,
• wywóz śmieci,
• koszty naprawcze i remontowe,
• utrzymanie czystości części wspólnych,
• obsługa administracyjna i techniczna obiektu,
• podatki od nieruchomości.

Współczynnik miejsc parkingowych

Współczynnik miejsc parkingowych pozwala na szybkie ocenienie, ile miejsc postojowych przypada na danego najemcę

Przy wynajmie biura istotną kwestią są też dostępne miejsca parkingowe w biurowcu. Określa on, na ile m² powierzchni brutto w budynku biurowym, przypada jedno miejsce parkingowe.

Przykładowo, chcemy wynająć 1000 m² powierzchni biurowej, a współczynnik miejsc parkingowych w tym biurowcu wynosi 1:100. Oznacza to, że na każde 100 m² brutto, najemcy przypada jedno miejsce postojowe. Co za tym idzie, na cały lokal mamy wtedy możliwość wynajęcia 10 miejsc parkingowych. Wynika z tego również, że wynajmując biuro o powierzchni 50 m² w takim budynku, nie przysługuje nam żadne miejsce parkingowe. Jest to jednak często kwestią negocjacji z wynajmującym, dlatego przy procesie wynajmu warto skorzystać z pomocy specjalisty, który uzgodni dla nas najlepsze warunki.

Współczynnik miejsc parkingowych waha się w zależności od lokalizacji nieruchomości komercyjnej. Najtrudniejsza sytuacja jest w ścisłym centrum, gdzie wskaźnik ten wynosi nawet 1:200. Im dalej od centrum, tym współczynnik miejsc parkingowych zmniejsza się i na przedmieściach może wynosić nawet 1:30.

Indeksacja czynszu

Waloryzacja czynszu, czyli regularnie rosnące stawki za najem

Indeksacja czynszu (lub waloryzacja stawki czynszu) jest powszechnie stosowana w długoterminowych umowach najmu i polega najczęściej na corocznej podwyżce, korekcie czynszu. Waloryzacja ma na celu głównie ochronę wynajmującego i niwelowanie skutków inflacji. Jednak chroni ona również najemcę przed nagłą podwyżką czynszu. Bez odpowiedniego zapisu w umowie najmu, wynajmujący nie ma prawa dokonać indeksacji czynszu. Musi być również zawarty zapis o wskaźniku, na podstawie którego waloryzacja jest dokonywana oraz termin jej realizacji.

Wskaźnik indeksacji czynszu najczęściej jest dobierany, w zależności od waluty. Jako, że stawki czynszu za wynajem nieruchomości komercyjnych w większości przypadków są denominowane w euro, to najczęściej wykorzystywanym wskaźnikiem jest Harmonised Index of Consumer Prices (HICP), publikowany przez Biuro Statystyczne Unii Europejskiej, który określa inflację i stabilność cen w Unii Europejskiej.

Zwolnienia z czynszu

Zwolnienie z czynszu polega na zredukowaniu miesięcy, w których najemca zobowiązany jest zapłacić czynsz za wynajem powierzchni biurowej

Obecnie bardzo często w ramach negocjacji wynajmujący zamiast obniżyć stawkę czynszu na cały okres trwania umowy, stosują tzw. zwolnienia z czynszu.

Przykładowo, podpisując umowę najmu na 60 miesięcy, wynajmujący proponuje 5 miesięcy zwolnienia z czynszu. Oznacza to, że przez pierwsze 5 miesięcy trwania umowy nie płacimy czynszu. Zwolnienie to nie uwzględnia opłat eksploatacyjnych, które w tym czasie musimy normalnie uregulować.

Przednajem

Umowa przednajmu to umowa na najem nieruchomości podpisana przed oddaniem obiektu do użytku lub jeszcze nawet przed rozpoczęciem realizacji inwestycji

W związku z wysokim popytem na najem powierzchni komercyjnych, coraz częściej stosowaną umową najmu jest przednajem, z ang. pre-lease,pre-let. Jest to rodzaj porozumienia, zawieranego jeszcze na etapie projektu lub budowy biurowca. Najemca ma wtedy większe możliwości konfiguracji i wyboru powierzchni oraz aranżacji według jego indywidualnych preferencji. Również na etapie umowy przednajmu ustalane są warunki finansowe przyszłego najmu. Dodatkowo, taka umowa umożliwia rezerwację najbardziej prestiżowych lokalizacji i biurowców, które cieszą się największą popytem wśród najemców.

Jednak umowa przednajmu wiąże się również z ryzykiem, ponieważ najemca decyduje się na wynajem czegoś, co tak naprawdę jeszcze nie powstało. W związku z wieloma czynnikami, nie ma pewności czy budynek biurowy zostanie wybudowany w określonym terminie oraz będzie oferował zakładaną w umowie jakość. Warto pamiętać, aby w umowie przednajmu znalazły się zapisy na temat kar lub możliwości odstąpienia od umowy, w razie np. niedotrzymania terminu przez dewelopera.

Podnajem

Umowa podnajmu zawierana jest pomiędzy obecnym najemcą a podnajmującym

Przy zawarciu takiej umowy nie występuje stosunek prawny pomiędzy podnajmującym powierzchnię biurową a wynajmującym (właścicielem). Jedynie najemca musi uzyskać zgodę wynajmującego na przeprowadzenie takiego porozumienia. W przypadku podnajmu to obecny najemca ponosi odpowiedzialność za wszystkie działania podnajemcy. Dodatkowo warto wspomnieć, że umowa podnajmu może być zawarta jedynie na okres stosunku najmu i kończy się wraz z wygaśnięciem umowy najmu powierzchni biurowej. Zawierając taką umowę należy również pamiętać o indeksacji czynszu.

Umowy najmu na rynku nieruchomości komercyjnych najczęściej zawierane są na dłuższy okres, co zawsze wiąże się z ryzykiem. Jest to opcja, która jest zdecydowanie bardziej korzystna dla wynajmującego, ponieważ wtedy taka umowa najmu powierzchni biurowej nie podlega wypowiedzeniu. Natomiast dla najemcy jest to niepewność, która wiąże się, np. z nagłą potrzebą redukcji personelu, co sprawia, że tak duże biuro nie jest już potrzebne. W takim przypadku, korzystną opcją jest podnajem.

Podnajem to opcja, która na pewno zmniejsza ryzyko najemcy, przy zawieraniu umowy długoterminowej. Dodatkowo, jest to korzystna opcja dla firm najemców, które chcą szybko się wprowadzić do nowego biura, a nie przeszkadza im dostosowanie się do obecnego designu i układu powierzchni biurowej.

Shell & Core

Shell & Core – stan surowy zamknięty budynku biurowego

Obecnie często używanym pojęciem, związanym z wykończeniem powierzchni biurowej jest Shell & Core. Określenie to opisuje stan surowy zamknięty budynku biurowego. Oznacza to, że w takim biurowcu gotowa jest elewacja, trzon, części wspólne oraz powierzchnia do tzw. indywidualnego zagospodarowanie. Jest to stan najczęściej występujący w nowych biurowcach, gdzie powierzchnie nie były wcześniej “zamieszkane” i wykończone. Krótko mówiąc, Shell & Core to podstawowy standard wykończenia powierzchni biurowej na wynajem.

Fit-out

Fit-out to kompleksowa aranżacja istniejącej przestrzeni według indywidualnych wymagań i potrzeb najemcy

Kolejnym pojęciem związanym z wykończeniem powierzchni biurowej jest Fit-out. Pojęcie to często mylone jest z remontem lokalu. Proces fit-out ma na celu dogłębne przygotowanie lokalu dla przyszłego najemcy.

Taka aranżacja trwa zazwyczaj od 10 do 16 tygodni i polega na przygotowaniu biura “pod klucz”. Proces ten obejmuje szczegółowy projekt zagospodarowania powierzchni biurowej, przygotowanie wizualizacji oraz projektu budowlanego. Przy umowach długoterminowych, wynajmujący bardzo często pokrywają Fit-out lub przeznaczają na niego określoną kwotę na każdy m².

W starszych biurowcach, gdzie powierzchnie były wcześniej zamieszkałe, są one często najpierw przywracane do stanu Shell & Core, a dopiero potem poddawane Fit-out’owi. Dlatego, zważając na czas potrzebny na oba te procesy, warto jest zacząć szukać nowego biura odpowiednio wcześniej, aby wynajmujący mógł sprostać wszystkim naszym oczekiwaniom w kwestii aranżacji.

Najem

Najem ma miejsce wtedy, gdy osoba wynajmująca oddaje osobie najmującej jakąś rzecz w posiadanie

Zazwyczaj dzieje się to na podstawie zawartej przez strony umowy. Czas najmu może być oznaczony w umowie bądź też nie.

Najemca

Najemca – osoba, która jest bezpośrednio powiązana z pojęciem najmu

W świetle prawa to ona zamieszkuje lokum udostępnione przez wynajmującego. Najemca może wynająć mieszkanie, dom, biuro bądź też inną nieruchomość w zamian za korzyść materialną przekazywaną wynajmującemu. Należy pamiętać, że najemca nie może wynajmować komuś przestrzeni, na której sam jest najemcą. Może, oczywiście za zgodą wynajmującego, jedynie ją podnajmować.

Wynajem

Pojęcie wynajem jest tożsame z definicją słowa najem

Uznaje się je za bardziej potoczne, toteż w oficjalnych dokumentach zalecamy stosowanie pojęcia najmu.

Wynajmujący

Wynajmujący to osoba, która jest właścicielem danej nieruchomości

Może to być posiadacz mieszkania, jak również przestrzeni biurowej. W zamian za korzyść materialną udostępnia on dany lokal najemcy, zazwyczaj na podstawie umowy najmu. W celu dopełnienia wszelkich formalności wynajmujący często decyduje się na obsługę najmu.

Obsługa najmu

Obsługa najmu jest to przeważnie usługa polegająca na zastąpieniu właściciela nieruchomości w zarządzaniu ową przestrzenią

W ramach obsługi najmu firma wyręcza wynajmującego w procesie udostępniania nieruchomości potencjalnym najemcom, jak również czuwa nad wypełnieniem wszystkich postanowień zawartych w umowie najmu.

Umowa najmu

Umowa najmu lokalu mieszkalnego musi być zgodna z ustawą, gdyż zasady najmu są dokładnie określone w Kodeksie Cywilnym

Najemca, który wynajmuje lokal od jego właściciela, musi podpisać umowę najmu. Nie narzuca on ścisłej formy umowy, jednak jeśli wynajem będzie trwać dłużej niż 12 miesięcy, zaleca się sporządzenie umowy najmu na piśmie.

Czynsz najmu

Jeśli wynajmujemy lokal, musimy regularnie wnosić opłatę na rzecz wynajmującego – czynsz za wynajem

Nie jest to opłata tożsama z kosztami eksploatacyjnymi. Choć różne jest rozumienie tego pojęcia, to należy przyjąć, że czynsz najmu równy jest opłacie za nieruchomość, którą należałoby ponieść nawet wtedy, gdyby pozostawała ona nieużywana.

Ryczałt (najem)

Ryczałt jest to nic innego, jak podatek od najmu

Jeśli wynajmujemy mieszkanie dłużej niż przez 30 dni, wówczas jesteśmy zobowiązani uiszczać opłatę w wysokości 8,5% bądź 12,5% od przychodów najmu. Wysokość podatku zależy od tego, czy przekraczają one 100 tys. zł czy też nie.

Kaucja

Przy najmie nieruchomości wynajmujący często zażąda od najemcy wpłacenia zwrotnej kaucji

W przypadku mieszkań może to być np. równowartość miesięcznego czynszu. Jest to rodzaj zabezpieczenia, które chroni wynajmującego przed ewentualnymi zniszczeniami bądź nieprawidłowościami w realizacji umowy przez najemcę.

Dzierżawa

Dzierżawa jest wtedy, kiedy właściciel udostępnia swój lokal innej osobie

Dzierżawa upoważnia dzierżawcę do korzystania z danego lokalu przez czas określony lub nieokreślony. W ramach umowy dzierżawy najemca zobowiązuje się do płacenia czynszu wydzierżawiającemu.

Zaliczka

Zaliczka jest to zazwyczaj częściowa opłata, którą jedna strona wnosi na rzecz drugiej

Może wynosić np. 10% bądź 30% miesięcznego czynszu. Wysokość zaliczki nie jest określona w prawie. Zaliczka stanowi rodzaj zabezpieczenia dla wynajmującego, dzięki któremu zyskuje pewność, że najemca nie odstąpi od oferty w czasie dopełniania formalności. Zaliczka może być zwracana.

Zadatek

Zadatek, chociaż często jest mylony z zaliczką, to w przeciwieństwie do niej jest prawnie uregulowany

Podobnie jak zaliczka zadatek stanowi dla wynajmującego formę zabezpieczenia. W przypadku zerwania umowy np. przedwstępnej, zadatek nie zostaje zwrócony najmującemu.

Protokół zdawczo-odbiorczy

Protokół zdawczo-odbiorczy to w dużym uproszczeniu jest to lista rzeczy bądź wyposażenia wraz z opisem stanu

Chociaż jego spisanie nie jest obowiązkowe w procesie najmu nieruchomości, to pozwala uniknąć niewygodnych sytuacji w chwili oddania wynajmującemu obiektu. Dlatego zdecydowanie warto spisać protokół zdawczo-odbiorczy przed wynajęciem lokalu.

Wynajem powierzchni komercyjnych to bardzo rozległy i skomplikowany proces, dlatego najlepiej jest skorzystać z pomocy profesjonalistów. Przedstawione pojęcia to jedynie te podstawowe, które zawsze pojawiają się w procesie i umowie najmu, a ich znajomość może pomóc w określeniu wymagań dotyczących nowego biura.

Zapraszamy do kontaktu z Vertigo Property Group. Kompleksowo doradzamy i pomagamy na każdym etapie procesu najmu powierzchni biurowej. Warto pamiętać, że nasze wynagrodzenie pokrywane jest przez Wynajmującego, czyli właściciela budynku. Sprawdź nas!

Tel: +48 22 164 78 28
E-mail: kontakt@vertigoproperty.pl